Outlook 2000 收发传真

　　使用Office2000后，笔者发现可以利用Outlook 2000收发传真，使用方法如同收发E-mail一样简单方便。无论对方是传真机还是（具备传真功能的）电脑，操作方法、传输效果均相同。现简介于下：

　　一、设置Internet 帐号

　　Outlook2000中没有设置Internet 帐号，Internet 帐号（假设的帐号也可）。

　　二、安装“Symantec WinFax Starter Edition 2.0”

　　“Symantec WinFax Starter Edition 2.0”是一个专为Outlo设计的收发传真的软件；是Outlook 2000 的一个默认为第一次使用时安装的组件。第一次使用Outlook 2000 发送传真时，屏幕上会出现需安装Symantec Fax Starter Edition的提示（图1）。确认后，Office2000安装程序启动进行安装。然后重Outlook 2000，在“Symantec Fax Starter Edition 安装向导（图2）”引导下完成有关设置。

　　三、编写传真邮件

　　1．单击“文件”，指向“新建”，然后单击“传真邮件”（或单击“动作”，然后单击“新建传真邮件”）。

　　2．在“无标题－传真”窗口（图3）中，“收件人”栏填入“fax@”以及对方的传真号。如：“fax@5550101”。如果是从分机向外线发送，则应在对方传真号前加上拨外线需拨的号码及字母“w”。如，拨外线需拨“9”，则应键入“fax@9w5550101”。“主题”栏可以不填。最下面的框中填入传真内容，格式有纯文本和HTML两种，用户可选择。方法是：单击“工具”，然后单击“纯文本”或“HTML”。

　　四、发送传真邮件

　　传真邮件编写完成后，即可发送。方法是：单击“文件”，指向“发送时使用”，然后单击“Symantec Fax Starter Edition”。拨通对方电话，并收到对方传真机的信号后，开始发送（图4）。发送完成后，自动挂断。如果对方的传真机是手动的（即电话/传真机），当对方先接电话时，通知他将传真机打开。收到对方传真机的信号后，开始发送。

　　如果因故（如，“将文档转换为传真封页格式时出错”）传真邮件发送失败，收件箱会收到一封说明失败原因的邮件，用户可据此有针对性地排除故障，然后重发。

　　重发的方法是：1、打开“已发送的邮件”中的该邮件。2、单击“动作”，然后单击“重新发送这封邮件”。3、修改该邮件，然后发送。

　　五、以附件形式发送其他文件

　　Word等格式的文件，可作为传真邮件的附件发送。设置方法与设置E-mail附件相同。

　　发送带附件的传真邮件时，首先要将附件转换成传真格式，即“光栅化文档”（图5）。

　　六、接收传真邮件

　　Outlook 2000 接收传真邮件有自动和手动两种方式。一般用户应使用手动方式。因为不可能24小时打开电脑，且始终运行Outlook 2000。手动接收的方法是：得知对方将发送传真后，单击“工具”，然后单击“接收传真”即可。

　　传真邮件收到后存放在“收件箱”中，查看、打印需利用“Quick Fax Viewer”。方法是：在邮件列表中双击要查看的传真邮件，打开“传真已收到－邮件”窗口（图6Quick Fax Viewer”并打开传真邮件。

　　七、修改“封面信息”等

　　在“工具”·“选项”对话框的“传真”选项卡上，可以修改传真邮件的“封面信息”、“调制解调器”等设置。