一天25小时 用Outlook2007管理时间

一、颜色与后续标记——邮件信息快速标注

    每天早晨打开Outlook，我们可能会收到大量的邮件：有些是领导分配的任务，有些是朋友发来的笑话，有些是同事提的问题，有些是亲友发来的祝福，还有一些是讨厌的垃圾邮件。我们是不是应该仔细的阅读每一封信逐一处理呢？我认为不应该这样。我们应该先预览邮件，判断邮件的重要程度，删除垃圾邮件，回复容易处理的邮件。对一些需要大量时间去处理或者需要后续提醒的邮件，用Outlook 2007的颜色与后续标记功能进行标记。

    在Outlook 2003中，颜色标记和后续标记是同一个概念。Outlook 2007中把他们分开，变成两个功能。其中，颜色标记可以对颜色进行选择、对名称进行修改，同一封邮件可以标注多个颜色标记，方便对邮件进行具体的规类和管理。我们可以在颜色标记的方框上点击鼠标右键，选择“所有类别”，在弹出的窗口中对颜色进行命名。命名完后我们可以右键点击颜色标记的方框，选择适合这封信的颜色标记。

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    如果我们还需要对这封邮件的相关事件进行后续工作，那么我们还需要添加后续标记。后续标记在Outlook 2007中不再仅仅是一个标记而已，它被赋予了时间节点的概念。设置后续标记的目的是提醒您在限定的时间内完成后续工作。我们可以看到在对邮件设置后续标记以后，“待办事项栏”和“任务”中都相应的增加了提醒，提示您在限定的时间内完成该邮件的后续工作。

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    如果这封邮件是一封会议的提醒邮件，我们可以直接拖动它到待办事项栏的日期上，选择好相应的时间，我们就可以看到相应的会议安排，届时Outlook会准时提醒您参加。

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二、日历——合理安排各项时间

    预览完邮件后我们还需要看一下自己的日历，看看哪些事情是已经安排好的，哪些时间是空闲时间，可以用来处理今天的任务。

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    在有Exchange服务器支持的情况下，我们可以将日历共享给同事，让同事了解自己的时间安排，避免时间上的冲突。在日历的左边点击“共享我的日历”，填写收件人进行发送，就可以将日历共享给同事。

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    在没有Exchange服务器的环境下我们可以将日历发布到网上，点击“发布我的日历”，输入Microsoft Live ID，选择相应的权限，将你的日历信息通过E-Mail发送给想要查看的对象，即可完成日历的发布。

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    你还可以直接通过E-Mail将日历发送给你的同事。点击“通过电子邮件发送日历”，选择要发送的日历，再输入接收人的邮件地址，点击发送即可。

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    为了避免在发布和共享日历中出现尴尬，我们可以通过建立多个日历来进行日程管理，比如我们可以建立一个公司日历，建立一个私人日历，将公私分开进行管理。新建日历的方法很简单，只要在左侧日历上点击鼠标邮件，选择“新建文件夹”，弹出的窗口中命名为“私人日历”即可。日历默认是以并排模式显示的，我们可以在右侧的日历选项卡上点击鼠标右键，选择“以重叠模式查看”。这种模式下我们可以看到其它日历以半透明的方式显示在上面，便于我们安排合理的时间以避免冲突。

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三、任务——今日事今日毕

    看完日历后我们需要再看一下今天有什么任务需要完成，还有什么任务没有添加上去，完善今天的任务列表。需要注意的是任务只能以天为单位，不能以小时为单位。如果要限定某时之前完成需要使用日历。在任务列表的空白栏中我们点击右键，选择新建任务，输入主题、内容和开始完成时间即可。

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    在Exchange的支持下，我们还可以跟同事共享我的任务列表。点击“共享我的任务文件夹”，在弹出的窗口中填入收件人，点击发送即可。

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四、待办事项栏——工作信息一目了然

    做完这些时间仅仅过去半小时，这时我们就可以有条不紊的处理自己的邮件和任务了。OutLook  2007新增了待办事项栏，处理邮件的同时能在右边显示日历和任务，非常方便。

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五、邮件搜索——即时搜索省时省力

    处理邮件时我们经常会面临找不到想要的附件的尴尬。Outlook 2007基于Windows Vista核心搜索技术的Windows Desktop Search，可以利用系统空闲时间对邮件进行索引，实现即输即搜特性，另外它还可以对附件的内容进行搜索。我们只要点击搜索右边的小双箭头，点击“添加条件”，选择“附件内容”，输入关键字即可。

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    有句话叫“你不理财，财不理你”，其实时间又何尝不是如此？如果我们不去规划时间，那么我们就是在浪费生命——人生最大的财富。愿大家都能够学会合理安排时间，这样才会有更多的机会去享受生活。