Microsoft Office Excel全攻略

EXCEL小技巧　　 
     ??当我们在Excel中输入公式时通常都以“=”开头，否则Excel就会把它当作字符串而不是公式加以计算。如果你觉得每次都要以“=”开头不方便，你也可以进行如下设置：选择“工具”菜单中的“选项”，在“1-2-3的帮助”标签中选中“转换Lotus 
     1-2-3公式”选项，最后“确定”。这样以后，当你在单元格中直接输入1+3，回车后即可得到结果4，不必输入前面的等号；若以符号‘开头，再输入1+3，则可得到字符串1+3。 

Excel应用技巧七则　 
     一、利用Excel创建序列目录
     这两天在翻看《电脑报》1999年的报纸，发现在第3期软件版中有一篇文章《克隆‘目录’》，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如DISK001，DISK002...等，它介绍利用一个小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用Excel来实现这个功能的。
     比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。打开一个Excel的空白工作簿，在A1输入md，在B1中输入Disk001；选中A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20，这样从A1到A20全为md；选中B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20，结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列。然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件，文件名为Test.bat，即批处理文件。系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。退出Excel。将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录就自动创建好了。
     二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名)
     在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。但是用VBA的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子：
     Sub InsertFullName()?
     ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName
     End Sub
     如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter” 
     就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。
     三、Excel表格中打印行号和列标
     Excel中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母) 
     的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。
     四、在多个工作表内输入相同内容
     有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可：
     1.在按下Ctrl键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。
     2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。
     3.输入完成之后，按下Ctrl键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系。
     这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又有不同部分的情况。
     五、在Excel中编辑单元格中的超级链接
     如果你的Excel单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口，可那并不是你所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下F2来编辑单元格内容。编辑完成后，按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。
     其实对于任意的单元格来说，F2都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。
     六、不用公式也可以进行快速计算
     你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化，用公式也处理不了这个问题。
     Excel其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。你选中一些单元格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值”，你就可以在状态栏中看到平均值了。
     该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中“计数值”)，或者计算已填充单元格的数量(选中“计数”)。
     七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
     大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列…”。此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。

EXCEL中错误提示信息的含义及解决办法　 
     在Excel中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。
     在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将Excel中最常见的一些错误信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。
     (1)####
     错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。
     解决方法：适当增加列的宽度。
     (2)#div/0！
     错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！
     解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
     (3)#N/A
     错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。
     解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。
     (4)#NAME？
     错误原因：在公式中使用了Microsoft Excel不能识别的文本。
     解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。如果名称存在拼写错误，修改拼写错误。
     (5)#NULL！
     错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。
     解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。
     (6)#NUM！
     错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。
     解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。
     (7)#REF！
     错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。
     解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作表中的单元格。
     (8)#value！
     错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，将产生该错误信息。
     解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包含均为有效的数值

Excel中妙用双击功能　 
     1.巧分窗口。在垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个很扁的折叠起来的按钮，双击(以下双击均指双击鼠标左键)它，可将当前窗口上下一分为二；若双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗口左右一分为二。
     2.调整列宽。单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示一行#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。
     3.快速移动。利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在A1:A30内有一连续数据，若要使单元格指针从A1迅速移到A30，只须用鼠标双击A1单元格的下边框，单元格指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，则双击单元格的右边框，向上向左快速移动。
     4.填充有规律数据。某列X的相邻列(左或右列)已有数据或文字，若要在X列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：
     要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；
     若要得到等差数列，只须在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。
     5.快速重命名。用鼠标双击工作表标签，可进行重命名操作。

Excel中填充柄的几种用法　　 
     大家知道在使用Excel输入数据的时候，经常要输入许多连续或不连续的数据，如学生的学号，货物的批号等等，如果采用手工输入的方法，将是一件非常麻烦而且容易出错的事情，如果我们使用Excel中“填充柄”的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据。
     所谓“填充柄”就是在Excel中位于某区域上的一个小黑块(图1)，如果将鼠标指向它的时候，鼠标的形状变为黑十字。拖动“填充柄”可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连续学号和连续学号为例分别介绍使用“填充柄”拖拉填充的几种方法：
     一、创建自定义填充序列后，输入第一个学号，再使用“填充柄”拖动(适用于大量、连续或不连续的数据)：如果经常输入大量的且不连续的数字及编号，如多个学年编号不同的学号等等，可以创建自定义序列，具体方法如下：
     首先，请选择“工具/选项”菜单，在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列(此处可以输入98001~98010、99001~99010等学号)元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按Enter键。整个序列输入完毕后，请单击“添加”按钮。
     自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列，如本文的“学号”等，则自定义序列后，在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格(一般选定某列即可)，然后在“格式”菜单上，单击“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，对选定的空单元格应用文本格式，最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在A2单元格中输入98001后，将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置)，可以看到光标变为一个黑色的十字，这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可(见图2)。
     使用该方法需注意的是：①必须首先自定义序列号；②必须将该列格式设置为文本格式(如序号中包含文字则不行，因为当输入含有文字的数据时Excel自动默认为文本格式)。
     小技巧：先输入西文单引号“'”再输入学号：98001(适合于输入超过15位的数字，如输入新版本身份证号码等“数字”不参与计算的场合)，这样输入的数字格式自动变为文本格式，可以直接使用“填充柄”拖动，这是一个非常简便的方法。
     二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动(适用于连续数字)：如：首先在A2单元格中输入98001，在A3单元格中输入98002，然后用鼠标选中A1、A2后直接将鼠标移动到A3单元格的右下角(填充柄位置)，当鼠标也变为一个黑十字（见图3），即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。
     三、手工输入首位学号，直接使用“Ctrl+填充柄”组合拖动(适用于连续数字，推荐用此方法)：从上面的图2和图3中可以发现两图的98001在单元格中的数字位置是不一样的，图3中98001在单元格右侧，是常规数字格式(数字的默认格式状态是在右侧，但可以改变)，图2中的98001在单元格的左侧，是文本格式(文本默认状态是在左侧，也可以改变)。由于Excel在输入数字时自动默认为数字格式，因此上述两种方法，如果不经常输入如此多的“学号”，笔者认为还是第二种方法较为实用，第一种方法较为麻烦，但适用于经常输入重复、不连续的数字(多个学年学号)等，大家可以根据需要或习惯选取。
     下面再介绍一种更为简便的方法：首先在A2输入首位学号98001，将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置)，当鼠标变为一个黑色的十字时，这时在按住Ctrl键(可以看到黑色的十字光标右上角还有一个小的黑色十字，见(图4)的同时，再按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。