Excel2000应用案例之二

第一章 Excel 2000概述

本章主要介绍Excel电子数据表软件的功能、特点，并着重介绍了Excel 2000的新特性，为学习后续章节的内容奠定基础。本章还介绍了Excel

2000的基本操作和Excel 2000工作环境的设置以及联机帮助系统的使用。这些内容对于后续章节中的各种应用都是通用的。

1.1 电子数据表基础

电子数据表软件诞生于80年代初，从早期的的SuperCalc、MultiPlan到今天的Excel、Lotus-123，功能不断完善，操作日益方便，已成为应用最为广泛的数据处理软件。从形式上看，电子数据表软件与一般的电子表格软件类似。也是以表格方式工作，其数字、文本等都分布于表格的行列之中，但是实质上二者有着很大的差异。这就是电子数据表中有大量的、各种各样的、包括一些十分复杂的计算公式，当在电子数据表中输入数据时，它能自动完成所需的计算和分析。新型的电子数据表软件更是具备了数据分析、图表制作以及Internet信息共享等众多功能。所以电子数据表软件的主要功能是数据的处理，而电子表格软件虽然也有一定的数据处理功能，但其主要功能是表格的处理。以下即以Excel为例，说明电子数据表软件的基本概念和特点。

1.1.1 电子数据表的概念

电子数据表软件采用表格的形式对数据进行组织和处理，直观方便，符合人们日常工作的习惯。Excel的基础工作环境是一个包含一到多个工作表的工作簿文件。其中的工作表类似于人们日常使用的各种报表，它由若干行和列组成。而每个行和列的交叉点是电子数据表处理数据的最小单位，在Excel中称作单元格。

1. 工作簿和工作表

工作簿（Book）文件是Excel存储数据的基本单位。用户在Excel中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上。每个工作簿通常都由多张工作表（Sheet）组成。每个工作表都是一个由若干行和列组成的二维表格。通常一张工作表对应一个报表，同一行为一组相关的数据，同一列为同一类型的数据。所以工作表是日常管理数据的基本单位。对于较为复杂的数据处理，通常需要涉及到多个报表，这时可以在一个工作簿中建立多张工作表。并可以根据需要在多个工作表之间建立连接，相互引用，合并计算，协同工作。图1－1所示的即为一个工作簿和工作表的示例。该工作簿名为“Count.xls”，其中包含了“一月”、“二月”、……“全年”等13张工作表。从这里可以看出，Excel的每个工作表是一个二维表，而每个工作簿通常是多个相关的工作表有机结合在一起的“三维”电子数据表。

图1－1

2. 单元格和单元格区域

Excel的工作表由256列和65536行构成。每列用字母标识，从A、B、……Z、AA、AB、……BA、BB、……一直到IV，称作列标。每行用数字标识，从1～65536，称作行号。每个行列交叉点称为单元格（Cell）。单元格是工作表的基本成分，也是电子数据表软件处理数据的最小单位。每个单元格用其所在的列标和行号标识，称作单元格地址。例如工作表的左上角单元格，即第一行、第一列的单元格用A1表示，而D2表示D列2行的单元格，即第二行、第四列的单元格。每个单元格中可以存放文本、数值和公式等不同的内容。正是通过在不同的单元格中输入不同的内容，特别是可以在单元格中输入包含有单元格引用的各种公式，并自动完成各种计算，使得电子数据表软件具备了数据处理的多方面的强大功能。图1－2所示的即为一个包含计算个人所得税公式的单元格内容的示例。其中的E2表示引用的是E列2行单元格的值，即工资合计的数据。

在Excel的操作过程中，有时需要同时对多个单元格进行操作。例如求某一行若干个单元格中数据的和，或是同时设置某列多个单元格的数据格式，或是在多个单元格中查找指定的数据等。这时可以使用单元格区域（Range）来定义或标识出指定的多个单元格。所谓单元格区域是指由若干个连续的单元格构成的矩形区域，使用其某个对角的两个单元格地址标识。例如以A1为左上角，C4为右下角的12个单元格组成的区域，可以指定为“A1:C4”，或是“C4:A1”，或是“A4:C1”，也可以是“C1:A4”。但是无论如何指定，Excel都自动将其转换成“A1:C4”的形式。

图1－2

3. 活动单元格和当前单元格

在工作表的众多单元格中，用户的操作只能对其中的一个或若干个单元格起作用。这些单元格称作活动单元格。要使多个单元格成为活动单元格，应使用选定单元格区域的操作。在活动单元格中其中有一个单元格呈反相显示，它称作当前单元格。用户的输入、编辑等操作只针对当前单元格进行。而关于格式的设置、数据的清除等操作则对所有的活动单元格起作用。如果只有一个活动单元格，则它同时也是当前单元格。

类似地，一个工作簿中包含有多张工作表，但其中只有一个或其中几个是处于工作状态，称作活动工作表，用户的操作只对活动工作表起作用。在活动工作表当中用户只能针对其中的一个工作表进行操作。该工作表称作当前工作表。但用户对当前工作表的操作将会对所有的活动工作表起作用。如果只有一个活动工作表，则它同时也是当前工作表。

在Excel中，还可以同时打开多个工作簿，但其中只有一个是处于工作状态，它既是活动工作簿，也是当前工作簿。所以，在Excel中工作时，用户的操作都是针对当前工作簿的当前工作表中的当前单元格进行的。但是其结果则可能会同时对所有的活动工作表和活动单元格起作用。理解这一概念，可以帮助用户在使用电子数据表过程中更高效地工作。

1.1.2 电子数据表的特点

Excel电子数据表软件工作于Windows平台，具有Windows环境软件的所有优点。而在图形用户界面、表格处理、数据分析、图表制作和网络信息共享等方面具有更突出的特色。

1. 图形用户界面

Excel的图形用户界面是标准的Windows的窗口形式，有控制菜单、最大化、最小化按钮、标题栏、菜单栏等内容。其中的菜单栏和工具栏使用尤为方便。菜单栏中列出了电子数据表软件的众多功能，工具栏则进一步将常用命令分组，以工具按钮的形式列在菜单栏的香