Excel2000应用案例之十

3.2 合并计算

通过以上操作，已经得到了1月的销售汇总数据。按照类似的操作方法，可以完成2月、3月……12月等各月的销售数据的汇总。显然最后还需要将全年的销售数据汇总。要将多个工作表中的数据合并汇总，需要使用Excel

2000的合并计算命令。

3.2.1 按位置合并

假设已有1月～12月的销售汇总数据，分别存放在工作表“1月”、“2月”、……“12月”中，其中图3－6即为“1月”工作表。需要存放合并数据的工作表为“全年汇总”。假设这13个工作表的格式相同，这时可通过按位置合并的操作，将上述12个工作表的数据合并到“全年汇总”工作表中。

图3－6

按位置合并操作的基本步骤如下：

首先选定要存放合并数据的“全年汇总”工作表为当前工作表，并选定存放合并数据的单元格区域。如图3－7所示。

图3－7

单击数据菜单中的合并计算命令。

这时将弹出合并计算对话框，如图3－8所示。

图3－8

在函数下拉框中选定求和。

单击引用位置框中的折叠按钮，然后选定“1月”工作表中的B2:B16单元格区域，再单击还原按钮

。

单击添加命令，选定的第一个要合并的单元格区域添加到所有引用位置框中。

这时的合并计算对话框如图3－9所示。

图3－9

逐个单击“2月”、“3月”、……“12月”工作表，并单击添加按钮，将12个工作表相同单元格区域添加到所有引用位置框中。如图3－10所示。

图3－10

最后单击确定按钮，完成合并计算。合并计算的结果如图3－11所示。

图3－11

如果在合并计算对话框中选定了创建连至数据源的链接选项，则存放合并数据的工作表中存放的不是单纯的合并数据，而是计算合并数据的公式。这时在工作表的左侧将出现分级显示符号。可以根据需要显示或是隐藏源数据。如图3－12所示。

图3－12

这时的合并数据与源数据建立了链接关系，也就是说，当源数据变动时，合并数据会自动更新，保持一致。

3.2.1 按分类合并
如果待合并的工作表格式不完全相同，例如有可能各月份销售的产品不完全相同，这时不能简单地采用上述按位置合并的方法。而需要按分类进行合并。按分类合并的操作与按位置合并大致相同，其基本步骤如下：
首先选定要存放合并数据的“全年汇总”工作表为当前工作表，并选定存放合并数据的单元格区域。与按位置合并不同的是，这时应同时选定分类依据所在的单元格区域。如果不能确切知道有多少类，可以只选定单元格区域的第一行。如图3－13所示。

图3－13

单击数据菜单中的合并计算命令。这时将弹出合并计算对话框。
指定需要使用的函数，添加各工作表需要合并的源数据区域。与按位置合并操作不同的是，除了要选定待合并的数据区域外，还需要选定合并分类的依据所对应的单元格区域，而且各工作表中待合并的数据区域可能不完全相同，需要逐个地选定。如图3－14所示。

图3－14

与按位置合并不同的还有需要指定标志位置，即分类合并的依据所在的单元格位置。这里选定最左列。
根据需要决定是否选定创建连至与源数据的链接选项。为了与按位置合并对照，这里不选定该选项。单击确定。
按分类合并计算的结果如图3－15所示。请注意，由于没有选定创建连至与源数据的链接选项，所以工作表的左侧没有出现分级显示符号，而且合并数据的单元格中存放的合并计算的结果，而不是有关的公式。

图3－15