Outlook实用技巧四则

　对于商务人士而言，邮件收发和管理可能更多的是使用Microsoft Outlook，而不是我们所习惯的Outlook Express或Foxmail，这里向朋友们介绍Outlook的几个技巧：

　　技巧一 发出的邮件也可以撤回

　　我们经常看到这样的报道：某某品牌的产品出现质量问题，厂家被迫召回。那么，已经发出去的某些邮件是否也能够召回呢？有办法，只要符合下面的两个条件，发件方就可以将已发出的邮件召回：

　　1. 收件方使用的邮件管理工具必须是Microsoft Outlook，已经打开Microsoft Outlook，但还没有阅读这封邮件。

　　2. 发件方和收件方都必须是Microsoft Exchange Server邮件账户，否则将无法撤回。

　　然后，我们可以在“已发送邮件”文件夹中找到需要撤回的邮件，从“动作”菜单中选择“撤回该邮件”命令，此时会弹出一个对话框，这里有两种处理办法：

　　假如仅仅只是需要撤回这封邮件，只要选择“删除该邮件的未读副本”，此时会向对方发出一封撤回的邮件，当对方打开这封撤回邮件后，就可以将发错的邮件撤回了；假如希望使用另一封邮件替换该邮件，可以选择“删除未读副本并用新邮件替换”，确认后撰写新邮件发送即可。

　　如果你需要了解撤回邮件的动作是否成功，那么可以同时勾选“告诉我对每个收件人撤回成功还是失败”复选框，选中后我们可以在“收件箱”中查看相关情况。

　　技巧二 处理垃圾邮件

　　假如你已经安装了Norton Internet Security 2004/2005，那么在运行Microsoft Outlook时将提示是否将Norton AntiSpam集成进来，确认后会在主窗口中增加一个工具栏，可以将某封邮件直接指认为垃圾邮件，当然也可以将被确认为垃圾邮件的邮件解除封锁，还可以快速清空垃圾文件夹。

技巧三 使特定账户发送／接收自动化

　　默认设置下，Outlook只会创建一个“所有账户”的组，其中包括了所有的电子邮件账户，我们可以创建多个不同类别的组，这样就可以在“发送和接收设置”中自由设置自动发送和接收邮件的选项。

　　从工具菜单中选择“发送和接收→发送和接收设置→定义发送/接收组”，在这里单击“新建”按钮新建一个组，至于组的名称可以自由输入，确定后会打开图1窗口，现在可以任意选择希望添加到该组的账户，选择后勾选“将所选择的账户包括在该组中”复选框就可以了，同时还可以为选中的账户选择所需要的选项，例如发送、接收邮件项目，最后确认即可。

图1

　　技巧四 群发邮件也要讲礼貌

　　很多时候，我们需要向多位对象发送相同内容的邮件，可能惟一的区别只是姓名不同而已，此时倘若使用抄送方式或者使用通讯组方式，这种不礼貌的行为给接收者的印象肯定不会太好，甚至还会被作为垃圾邮件被自动删除，有没有更好一些的办法呢？

　　我们可以借助邮件合并来写成这一任务，首先切换到“联系人”文件夹，选择好相应的收件人，然后从“工具”菜单下选择“邮件合并”命令，接下来会打开图2对话框，注意应该选择“新建文档”作为文档文件，确定后Outlook会自动调用Word创建邮件文档，同时自动激活“邮件合并”工具栏，接下来的操作这里就不多说了，朋友们不妨一试。

图2