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标题: 影响EXCEL效率的几个“旧”习惯 [打印本页]

作者: pureshadow 时间: 2010-11-3 17:36
标题: 影响EXCEL效率的几个“旧”习惯
千百年来，我们对数据的处理都是在一张大小规格受限制的纸上进行的，先哲前辈们积累了许多便于管理的宝贵经验，这些都被一代又一代地传承下来，变成了制表的“习惯”。
今天，我们管理数据已经进入了“无纸化”阶段，就说我们经常面对的EXCEL工作表，在我们面前这张“纸”已经不再是210×297的规格，而是1048576×16384个单元格，所以，很多过去的旧习惯，到了这里就从便于管理变成了影响效率。

一、颜色管理
传统做表经常用颜色来区分，这样一来，哪种类型一目了然，好像是十分方便，但是统计起来就问题多多了：统计相同颜色的个数，必须要用到宏表函数get.cell，或者用VBA代码，而且颜色排序筛选都是2007以后的版本才有的功能。
建议：用一列专门说明类别，用条件格式设置颜色区分。

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二、斜线表头
这类表头似乎是做表的一种“美德”，继承传统做法的都崇尚之，甚至还抱怨EXCEL没有现成的斜线表头……（EXCEL中斜线是有的，但要在斜线两边分别输入文字就没有现成的了，而双斜线，更是要手工添加的）。其实越是这种为了说明清楚的表头越是会让电脑头晕。
建议：放弃斜线表头。

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三、多行表头
这更加是一种传统美德，似乎不是多行表头就说明不清楚问题，可是对于EXCEL来说就糊涂了，多行表头其中必然存在合并单元格，而合并单元格就意味着有空单元格，这样一来，筛选、透视表这些可以不背函数就能很好地统计的功能都会遇到障碍。当然还有一种更要命的，就是斜线&多行表头。
建议：用单行表头。

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四、合并单元格
上面的多行表头中，合并单元格会造成筛选和透视表的麻烦，而表内存在合并单元格更是给计算带来巨大的麻烦。
建议：取消所有合并单元格。

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五、表内表头和表内小计
为了打印的结果每页都有个表头和小计，就把这些放在表里，这样一来，数据稍有增减，整个表就要重做，如此折腾，工作量能不大吗？
建议，取消所有表内表头和表内小计。表头可以在页面设置中设置标题行；每页小计可以利用分类汇总实现。

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六、数量和单位在同一单元格中
单元格内是纯数值的内容是可以参加计算的，一般的求和计数平均用最简单的公式就可以完成，如果带着单位，那就有麻烦了。
建议：数量和单位分两个单元格填写。

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七、简称和全称并用
比如“南京大学”简称“南大”，“东南大学”简称“东大”，但是电脑一定觉得，“东南大学”应该和“南大”是同类……
建议：除非事先做好了一份非常明细的全称与简称对照表，否则在输入数据时，统一称呼。

八、分表留空
经常看到领料登记表，每种物料一张纸，每次领料时就填写一行，填满了再添一张纸。后来这种做法被搬到EXCEL里，用工作表代替的每一张纸……事实上，这样分表是会给统计带来非常大麻烦的，详见EXCEL大问题——综合-跨工作簿、跨工作表统计http://www.office-cn.net/forum-viewthread-tid-93805-fromuid-77755.html，虽然看上去有六种解法，但是除了第六种其他都是要么技术活要么体力活，只有最后一种解法正是在制表时放弃分表，将可以合并的内容合并到一起，才真正做到了简单高效。
即使合并到一个表，按照旧习惯，会在每个项目下预留很多空行，其实这也是完全没有必要的，因为EXCEL的统计并不受顺序的影响，就算想按顺序看，也只要排个序就可以了。

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以后再想到再补充。

作者: ZHENGLIAN 时间: 2010-11-3 18:27
非常认同!!

作者: tmtony 时间: 2010-11-3 20:07
看来我的毛病还不少,特别是单元格合并

作者: li08hua 时间: 2010-11-4 05:29
我对EXCEL是又爱又恨，哎！

作者: xuwenning 时间: 2010-11-4 08:11
学习学习
谢谢分享

作者: tanhong 时间: 2010-11-4 08:38
EXCEL中需要引进一点ACCESS数据管理思路

作者: 睡看风云 时间: 2010-12-14 23:16
很中肯，很好的建议

作者: encyclope 时间: 2010-12-17 16:53
学习学习
谢谢分享

作者: 不聪明的一休 时间: 2011-1-3 22:14
很多都是曾经犯过的错误啊

作者: miracle-y 时间: 2011-1-4 22:42
学习学习谢谢

作者: li-lin3000 时间: 2011-1-14 08:00
学习学习。谢谢

作者: 爱尔狼 时间: 2011-2-15 10:53
学习学习!
谢谢分享!

作者: 方漠 时间: 2011-5-13 17:24
妖妖,你说的这些,正是我想要对一些"可爱"的同事说的.

不过我没你这么好的文采,整理不出来.

谢谢哇,先COPY然后发EMAIL借花献佛去. ^_^

作者: hpjsh 时间: 2011-6-8 11:08
有道理，学习了

作者: 轻风 时间: 2011-7-8 13:42
单元格合并，适用于仅想打表格为了美观，肯定不利于数据分析。

作者: .Lucif 时间: 2011-10-8 13:51
我以为是我偷懒才这么做，结果我偷懒的方式是中好习惯。

作者: 关向齐 时间: 2011-10-15 15:55
学习学习，问好

作者: heikediguo2004 时间: 2011-11-11 17:10
楼主讲得很好，记下了

作者: -Perfecter- 时间: 2012-5-12 09:10
精辟！

作者: 蓉蓉 时间: 2016-5-21 15:57

作者: Figueroa 时间: 2016-5-25 18:37
很好的建议，下载收藏，以后让同事看看。

作者: 灰太郎 时间: 2022-2-17 20:31
qwwetyu

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