为任务分配额外资源

ghosty

现在为某些Pre-Production任务分配额外资源以观察对任务总工期的影响。默认情况下，Project使用名为投入比导向型日程安排(effort-driven scheduling，又称人工量驱动型日程安排)的日程安排方法。这意味着任务的初始工作量或人工量是保持不变的，与分配的资源数无关。“投入比导向型日程安排”最明显的效果是，当为任务分配额外资源时，任务的工期缩短。只有为任务分配资源或从任务删除资源时，Project才应用“投入比导向型日程安排”。
前面已经提及，您在为任务初始分配资源时会定义任务代表的工作量。如果稍后为该任务添加资源，并且“投入比导向型日程安排”功能为启用状态，那么任务的工作量不会改变，但任务的工期会缩短。或者您也可能为任务初始分配一个以上的资源而稍后又删除其中一个。当使用“投入比导向型日程安排”，任务的工作量是不变的，但工期(即剩余资源完成任务所需时间)会缩短。
提示  默认情况下，“投入比导向型日程安排”对于在Project创建的所有任务都是启用的。要改变项目计划中所有新建任务的默认设置，在“工具”菜单下，单击“选项”，在“选项”对话框中，单击“日程”标签，勾选或清除“新任务为投入比导向”复选框。要控制特定任务的投入比导向型日程安排，先选择任务，然后在“项目”菜单下，单击“任务信息”，在“任务信息”对话框的“高级”选项卡中，勾选或清除“投入比导向”复选框。
在下面的练习中，将为任务分配额外的资源，并观察上述分配是如何影响任务工期的。
(1)   在“甘特图”视图中，单击任务2的名称，即Develop script。
       当前，Scott Cooper已分配给该任务。快速回顾一下日程安排公式：
       40小时任务工期(等于5天)×Scott 100%分配单位＝40小时工时
       可以在任务窗体中看到上述值。
       接下来，将为该任务分配第2个资源。
(2)   在“分配资源”对话框的“资源名称”列中，单击Patti Mintz，然后单击“分配”。
       Patti Mintz就分配给了任务2，如图4.5所示。

图4.5  为任务2分配第2个资源
       不难看出，Project将任务2的工期从5天缩短为2.5天。为什么？所需的总工时仍为40小时，和只将Scott分配给任务2时相同，但现在工时平均分给了Scott和Patti，每人各20小时。这就显示出投入比导向型日程安排是如何起作用的。如果在初始分配后为任务添加资源，总工时会保持不变，但会分给所分配的各资源。因此，任务的工期相应缩短。
       日程安排公式如下：
20小时任务工期(等于2.5天)×200%分配单位＝40小时工时
       200%分配单位是Scott 100%分配单位加上Patti 100%分配单位所得，40小时工时是Scott的20小时工时加上Patti的20小时工时所得。
       缩短任务2工期的其他重要影响是所有后续任务的开始时间都发生改变。现在在项目中可见的突出显示的改变就是后续任务的改变。在第2章中，为这些任务创建了任务关系或链接。在本例中，您可看到创建任务关系相较于输入固定开始时间和结束时间的优势。Project会调整没有限制(如固定的开始或结束时间)的后续任务的开始时间。
       接下来将使用名为“智能标记”的功能来控制分配多个资源时，Project是如何安排任务工作的。
(3)   在“甘特图”视图中，单击任务4的名称，即Pick locations。
       当前，只有Scott Cooper分配给了这个工期为2天的任务。您想再分配一个资源给任务4，将其工期缩短为1天。
(4)   在“分配资源”对话框的“资源名称”列中，单击Patti Mintz，然后单击“分配”。
       Patti Mintz就分配给了任务4。
       注意任务4名称左上角的小三角。它是一个图形标记，表示智能标记功能是启用的。可以使用智能标记来选择Project处理额外资源分配的方式。
(5)   单击任务4的名称，然后单击出现在任务名称左边的“智能标记操作”按钮。
       查看出现的列表中的选项，如图4.6所示。

图4.6  查看智能操作列表中的选项
       如果日程安排结果需要不同于投入比导向型日程安排的结果，则这些选项允许您选择相应结果。可以调整任务工期、资源工时或分配单位。
       就此任务而言，您希望额外的资源分配可以缩短任务工期。因为这是“智能标记操作”列表中默认的设置，所以不需要修改。
(6)   再次单击“智能标记操作”按钮，关闭列表。
提示  在使用Project时会看见其他智能标记指示符。它们通常出现在需要选择Project的处理方式时(例如，分配额外资源后任务工期改变)。智能标记操作列表允许您改变Project对操作的响应。
       在练习的结尾，将为一个任务分配额外的资源，并改变Project安排工作的方式。
(7)   在“甘特图”视图中，单击任务5的名称，即Hold auditions。
(8)   在“分配资源”对话框的“资源名称”列中，单击Jonathan Mollerup，按住Ctrl键，单击Patti Mintz，然后单击“分配”。
       Project将Jonathan和Patti分配给任务5，如图4.7所示。因为该任务的投入比导向型日程安排是启用的，Project会缩短任务工期并调整所有后续任务的开始时间。


图4.7  为任务5再分配2个资源

但这次您不希望额外的资源分配改变任务工期。Jonathan和Patti会做职责范围之外的工作，这些工作原本是分配给Peter和Scott的。
(9)   单击任务5的名称，然后在“智能标记操作”按钮出现后单击该按钮。
(10) 在“智能标记操作”列表中，选择“因为任务需要较多的人-小时，增加总工时。保持工期不变。”，结果如图4.8所示。


图4.8  增加总工时，保持工期不变
Project将任务工期改为原来的2天，并调整所有后续任务的开始时间。额外资源又增加了与初始分配时数量相同的工时(现在每个资源的工时为16小时)，所以任务的总工时增加。
提示  如果为任务初始分配2个资源，并且工期在3天(等于24小时)之内，Project会安排每个资源的工时为24小时，任务的总工时为48小时。但是您可能为任务初始分配一个资源，工期为24小时，稍后又增加一个资源。在这种情况下，投入比导向型日程安排会促使Project安排每个资源并行工作12小时，任务的总工时保持为24小时。记住，只有为任务添加或删除资源时，投入比导向型日程安排才调整任务工期。
(11) 在“窗口”菜单下，单击“取消拆分”。
Project隐藏任务窗体。
项目管理重点：为什么要应用投入比导向型日程安排
您应该考虑投入比导向型日程安排对项目中任务的应用范围。例如，如果1个资源需要花10小时完成1个任务，是否10个资源只花1小时就能完成任务？是否20资源只花半小时就能完成任务？结果可能不是这样。因为资源有可能会彼此妨碍工作，并且可能需要额外的协助才能完成任务。如果任务十分复杂，在资源能全力工作之前可以需要相当长的缓冲时间(ramp-up time)。如果给任务分配过多的资源，总生产率甚至可能降低。
对于何时应该或不应该应用投入比导向型日程安排，并没有一条金科玉律。作为项目经理，您应该分析项目中每个任务需要的工作的性质，然后做出最佳的决策。