影响EXCEL效率的几个“旧”习惯

pureshadow

千百年来，我们对数据的处理都是在一张大小规格受限制的纸上进行的，先哲前辈们积累了许多便于管理的宝贵经验，这些都被一代又一代地传承下来，变成了制表的“习惯”。
今天，我们管理数据已经进入了“无纸化”阶段，就说我们经常面对的EXCEL工作表，在我们面前这张“纸”已经不再是210×297的规格，而是1048576×16384个单元格，所以，很多过去的旧习惯，到了这里就从便于管理变成了影响效率。

一、颜色管理
传统做表经常用颜色来区分，这样一来，哪种类型一目了然，好像是十分方便，但是统计起来就问题多多了：统计相同颜色的个数，必须要用到宏表函数get.cell，或者用VBA代码，而且颜色排序筛选都是2007以后的版本才有的功能。
建议：用一列专门说明类别，用条件格式设置颜色区分。



二、斜线表头
这类表头似乎是做表的一种“美德”，继承传统做法的都崇尚之，甚至还抱怨EXCEL没有现成的斜线表头……（EXCEL中斜线是有的，但要在斜线两边分别输入文字就没有现成的了，而双斜线，更是要手工添加的）。其实越是这种为了说明清楚的表头越是会让电脑头晕。
建议：放弃斜线表头。



三、多行表头
这更加是一种传统美德，似乎不是多行表头就说明不清楚问题，可是对于EXCEL来说就糊涂了，多行表头其中必然存在合并单元格，而合并单元格就意味着有空单元格，这样一来，筛选、透视表这些可以不背函数就能很好地统计的功能都会遇到障碍。当然还有一种更要命的，就是斜线&多行表头。
建议：用单行表头。



四、合并单元格
上面的多行表头中，合并单元格会造成筛选和透视表的麻烦，而表内存在合并单元格更是给计算带来巨大的麻烦。
建议：取消所有合并单元格。



五、表内表头和表内小计
为了打印的结果每页都有个表头和小计，就把这些放在表里，这样一来，数据稍有增减，整个表就要重做，如此折腾，工作量能不大吗？
建议，取消所有表内表头和表内小计。表头可以在页面设置中设置标题行；每页小计可以利用分类汇总实现。



六、数量和单位在同一单元格中
单元格内是纯数值的内容是可以参加计算的，一般的求和计数平均用最简单的公式就可以完成，如果带着单位，那就有麻烦了。
建议：数量和单位分两个单元格填写。



七、简称和全称并用
比如“南京大学”简称“南大”，“东南大学”简称“东大”，但是电脑一定觉得，“东南大学”应该和“南大”是同类……
建议：除非事先做好了一份非常明细的全称与简称对照表，否则在输入数据时，统一称呼。

八、分表留空
经常看到领料登记表，每种物料一张纸，每次领料时就填写一行，填满了再添一张纸。后来这种做法被搬到EXCEL里，用工作表代替的每一张纸……事实上，这样分表是会给统计带来非常大麻烦的，详见EXCEL大问题——综合-跨工作簿、跨工作表统计http://www.office-cn.net/forum-viewthread-tid-93805-fromuid-77755.html，虽然看上去有六种解法，但是除了第六种其他都是要么技术活要么体力活，只有最后一种解法正是在制表时放弃分表，将可以合并的内容合并到一起，才真正做到了简单高效。
即使合并到一个表，按照旧习惯，会在每个项目下预留很多空行，其实这也是完全没有必要的，因为EXCEL的统计并不受顺序的影响，就算想按顺序看，也只要排个序就可以了。



以后再想到再补充。

ZHENGLIAN

非常认同!!

tmtony

看来我的毛病还不少,特别是单元格合并

li08hua

我对EXCEL是又爱又恨，哎！

xuwenning

学习学习
谢谢分享

tanhong

EXCEL中需要引进一点ACCESS数据管理思路

encyclope

学习学习
谢谢分享

睡看风云

很中肯，很好的建议

轻风

单元格合并，适用于仅想打表格为了美观，肯定不利于数据分析。

不聪明的一休

很多都是曾经犯过的错误啊