Word、Excel的实用技巧（与大家共享）

qq1999 · 发表于 2013-3-19 08:35:29

Word、Excel的实用技巧

　　一、行数字数设置

　　《国家行政机关公文格式》规定的排版规格为：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。《审计署办公厅关于统一审计机关远程通信电子文件Word文档格式规范的通知》中对页边距做了如下规定：页边距上为3.7厘米，下为3.5厘米，左右均为2.7厘米（为了与纸质文件的版面统一，也可以左为2.8厘米，右为2.6厘米）。有部分审计人员感觉在Word中按此要求进行排版比较困难，实际上，我们设置完页边距后，再将行距设置为固定值28磅，字符间距设置为“标准”，则正好达到每页22行，每行28字的要求。

　　二、成文日期的正确输入

　　目前，仍然有部分审计人员把“二○○八”错写为“二00八”，“○○”在智能ABC输入法中，可以采用i前导的方式输入，方法为键入“i00”（0为数字零，以上键入内容不含引号，以下同），然后按空格键。输入成文日期可以全部使用这个方法，“i”为输入小写中文数字的前导字符，比较特殊的是“十”，需要使用“is”来键入，另外，“年、月、日”也可以通过“in”、“iy”、“ir”来键入，如我们在审计报告中要输入“二○○八年四月十二日”，可以键入“i2008n4ys2r”，然后按空格键即可。

　　三、小数点、千位分隔符的快速输入

　　审计人员在撰写审计报告时，一般将输入法标点设置为中文状态，在输入小数点和千位分隔符的时候，再将中文标点切换为英文标点，但是使用鼠标或使用“Ctrl+.”组合键的方式进行切换都要耽误一些时间。为提高工作效率，可以在智能ABC输入法中采用v前导的方式，在中文标点状态下，输入小数点或千位分隔符的方法为键入“v,”或“v.”，然后按空格键。另外，如果需要在审计报告中输入小写英文字母，也可以采用此方法。

　　四、出现频率较高的词的输入

　　在经济责任审计报告中，被审计单位名称和被审计人姓名高频率出现，为提高输入速度，我们可以采取定义新词的方法。右击智能ABC输入法小托盘（注意不要点击在软键盘图标上），在弹出的快捷菜单中选择“定义新词”，弹出“定义新词”对话框，在“新词”文本框中输入出现频率较高的词，如“杨春宁”，在“外码”文本框中定义一个调用外码，如“y”，单击“添加”按钮进行新词添加，在“新词”文本框中输入另一个出现频率较高的词，如“香坊区物价局”，将外码定义为“w”，单击“添加”按钮进行新词添加，完成定义新词后，单击“关闭”按钮退出。在审计报告中输入定义新词时，采用u前导的方法，如键入“uy”，然后按空格键，即输入“杨春宁”，键入“uw”，然后按空格键，即输入“香坊区物价局”。

　　如果大家需要了解更多的关于i、v、u前导输入的知识，可以右击智能ABC输入法小托盘，在弹出的快捷菜单中选择“帮助”，在“使用技巧”章节中进行学习。

　　五、Word中仿宋三号字发灰的问题

　　审计人员将office升级为2003版本后，发现当Word的显示比例为100%时，仿宋三号字变成了灰色，不够清晰。解决此问题的方法是：右击“我的电脑”，选择“属性”，在弹出的“系统属性”对话框中选择“高级”选项卡，在“性能”中单击“设置”按钮，在弹出的“性能选项”窗口中将“平滑屏幕字体边缘”复选框中的对号（√）去掉。

　　六、取消Word自动编号功能

　　Word的自动编号功能虽然很好，但有时候也会给工作增加麻烦，所以很多审计人员并不喜欢这个功能。如在没有改变Word缺省设置的情况下，输入“一、基本情况”后再换行时，系统会自动将其行为变成项目自动编号形式，并在下一行添加了“二、”字样，此时可以立即应用组合键“Ctrl+z”撤消的方式来解决。如果审计人员想取消Word的这个自动功能，可以用以下方法来解决：从“工具”菜单中选择“自动更正选项”，在弹出的“自动更正”对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，去掉“自动编号列表”复选框中的对号（√）。

　　七、随意增减Word文字字号

　　该方法对在办公室工作的审计人员可能有帮助，如果要用红纸打印审计标语，每块红纸上都需要打印很大的字，此时可以在Word中可以使用键盘快速增大字号，方法为：首先选择将要更改字号的文字，如果要增加字号，按下组合键“Ctrl+]”，如果文字被我们设置的过大，需要减小字号时，则按下组合键“Ctrl+[”，应用以上组合键是微量调整字号，而“Ctrl+Shift+＞”、“Ctrl+Shift+＜”组合键则是快速调整字号。

　　八、Word中快速输入公文版记的水平线

　　《国家行政机关公文格式》中规定：版记中主题词、抄送、印发机关和印发时间各要素之下均加一条反线，宽度同版心。在Word中该反线可以通过以下方法快速输入该水平线：在新段落的开头键入三个“-”（减号）并按下回车键即可。

　　如果该技巧不能生效，需要先进行以下设置：从“工具”菜单中选择“自动更正选项”，在弹出的“自动更正”对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，在“框线”复选框中打上对号（√）。

　　九、Excel中m2、m3的输入

　　此方法比较适合负责基本建设审计的审计人员，在使用Excel制作工程审计表时，经常需要输入m2、m3，可以采用以下方法实现快速输入：首先输入m，然后在按住Alt键的同时，在小键盘上输入178，松开Alt键，就会出现平方，在小键盘上输入179，松开Alt键，就会出现立方。

　　十、Excel中身份证号码、银行开户账号的输入

　　审计人员在工作中，可能会在Excel表格中输入被审计单位的银行账号，在办公室工作的审计人员，可能经常在Excel表格中输入身份证号，但是输入后，单元格中的数字显示为科学记数法的格式。这个问题可以通过将单元格设置为“文本”格式来解决，但更简单的方法是：在前面加一个英文单引号“’”，然后继续输入银行账号或身份证号码数字。

　　十一、Word双面打印技巧

　　目前，很多审计机关为了节省纸张，要求进行双面打印。如果打印机不是自动双面打印机，双面打印有以下两种方法：

　　（一）执行两次打印命令

　　该方法应用于左右页边距不相同的情况，为了与纸质文件的版面统一，我们一般将Word文档的页边距设置为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。此情况下的操作方法是：从“文件”菜单中选择“打印”命令，在弹出的“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中先选择“打印奇数页”，确认打印，等奇数页打印结束后，手动将打印出的奇数页的顺序进行反向调整，如将1、3、5、7、9的顺序调整为9、7、5、3、1，然后反过来重新放进打印机进纸盒中，在打印偶数页之前，需要临时改变左右边距的数值，将左边距改为2.6厘米，右边距改为2.8厘米，再次从“文件”菜单中选择“打印”命令，在弹出的“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中选择“打印偶数页”，确认打印，打印完毕后，需要再次手动反向改变纸张的顺序。

　　（二）执行一次打印命令

　　该方法应用于左右边距相同的情况，既左右边距均设置为2.7厘米，此情况下的操作方法是：从“文件”菜单中选择“打印”命令，弹出“打印”对话框，在“手动双面打印”复选框中打上对号（√），然后单击“打印”对话框左下角的“选项”按钮，在弹出的对话框中，将“双面打印选项”的“纸张背面”复选框中打上对号（√），确认打印后会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打印完成后，将已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下上述对话框的“确定”按键，Word就会打印偶数页。因我们选中了“纸张背面”复选框，所以不需要手动调整打印出的奇数页的顺序，系统会自动进行调整，打印偶数页的时候自动逆序打印，如果文章总页数为奇数，则Word会自动输出一个空白页跳过最后一个页面，以确保奇偶页面不会错位。该方法比较简单，建议审计人员使用此方法进行双面打印。

　　用以上两种方法进行双面打印，还有一个需要注意的问题，即奇偶页码的位置。《国家行政机关公文格式》规定：页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。因此，奇数页的页码应在右侧，偶数页的页码应在左侧，我们可以使用以下方法进行设置，从“插入”菜单中选择“页码”命令，在“对齐方式”下拉列表框中选择“外侧”。