工资表的设计 还有更好的选择

ydy218

XX有限公司有几家分公司，其工资表的造册、审批、发放流程如图1所示。如果用EXCEL进行设计，我们不得不面临一些问题：
•各分公司人员多少不一，它们在填写时可能会增加行或列，导致其中的公式或函数得重新修改。
•有的在填写时要加入备注但有的却不，这时，我们就免不了都留下输入备注的位置。
•分公司填写后要返回进行汇总，唯一的办法就只有复制再粘贴了。
正所谓术业有专攻，各司其责，InfoPath在解决上述问题时有自己独到的功能。它能让填写人随意定制表格，让汇总能自动进行，还能让审批人附上亲笔签名。
与Word、Excel一样，InfoPath也是Microsoft Office 的一大组件，它首次出现于Microsoft Office  2003。在最新的2007版本中，这一组件得到了加强。下面，我们就用一个实例来简介InfoPath 2007（以下简称InfoPath）。一般地，一个工作流程包括表单的设计、表单的分发和填写、审批、执行等，为此，实例也按这样的顺序来进行。
一、设计表单
1.运行InfoPath
第1步：运行InfoPath
首先，单击“开始→所有程序→Microsoft Office→Microsoft Office InfoPath 2007”。
接着，从“开始使用”窗口单击“设计表单模板”。
在“设计表单模板”窗口依次单击 “空白→确定”即可。
提示：对表单的处理包括设计和填写，它们都可在InfoPath下完成，只是界面略有不同。默认地，在设计模式下，InfoPath右侧会自动出现“设计任务”面板（如图2所示）。一方面，“设计任务”面板为我们提供了设计表单的基本工作流程，比如：版式的设计、控件的设计、表彰的发布等；另一方面，我们在设计时用到的控件都由该面板提供，单击“控件”可展开控件库，可根据任务的需要进行选择。
在“设计任务”面板顶部有前进和倒退按钮，通过它们可在版式和控件之间切换。
2.插入文件框控件
文本框控件是专供填写时输入字符的。
首先，在“设计任务”面板里单击“版式”以展开它，在弹出的版式库中单击“带标题的表格”，让其自动插入到编辑区。
该表格包括两行，请在第一行中输入文字，比如“XXX公司工资表”。如图3所示。
接着，在第二行里单击以示要在此插入其它控件。
然后，在“设计任务”面板中单击“控件”以展开控件库，在其下找到“文本框”控件并单击之，该控件即可自动插入到表格的指定位置。如图3所示。
提示:设计表单时，可在表格时里输入内容，但填写时却不能；相反，设计时不能在插入的文本框控件里输入字符，但填写时却能。
3.插入重复表控件
这是InfoPath的特色功能之一，也是解决文首提出的问题的关键，通过重复表控件，用户在填写时可随意增加或减少行或列。
第1步:插入重复表
首先，在控件库中找到“重复表”控件并单击之。
接着，在弹出的对话框中选择表格的列数，比如2列。让其自动插入到InfoPath的编辑区。如图4所示。
第2步：设置重复表控件
默认地，重复表将显示出两行。为适应本任务的需要，我们还得对其进行简单的设置。
首先，在第一行的两单元格里分别输入“职工姓名”、“金额”。
接着，双击重复表弹出设置对话框，请在“显示”选项卡下钩选“包含页脚”。这样，重复表就能显示出三行。默认地，可观察到第二行的两单元格里都已有文本框控件各一个，这两个文本框正好用于在填写表单时输入职工姓名和工资金额。
然后，在第三行的前一单元格输入“合计”，在后一单元格里插入一个文本框控件。结果如图4所示。
第3步：修改控件名
双击“金额”下的文本框控件弹出设置对话框，请在“数据”选项卡下将“域名称”修改为“金额”。
同理，将“合计”后的文本框域名称修改为“合计”。
第4步：公式的设置
首先，双击“合计”后的文本框控件，弹出“文本框属性”窗口。
接着，单击“值”后的函数按钮（上面标有fx字样），弹出插入公式窗口。
然后，单击“插入函数”，在弹出的“插入函数”窗口中选择求和函数Sum并单击“确定”后，“插入函数”窗口显示的内容为“sum(双击以插入域)”。如图5所示。
最后，双击“ (双击以插入域)”，在弹出的窗口中选择“金额”域。成功后，“sum(双击以插入域)”将自动变化为“sum(金额)”，如图6所示。
4．插入可选节
可选节也是InfoPath的特色功能，通过它用户在填表时可随意增加出一个文本框来填写需要的内容，当然也可不增加。
首先，在控件库下找到“可选节”控件并单击之，让其自动插入到InfoPath编辑区。结果如图7所示。
接着，在可选节控件内单击将插入光标移动进去。
然后，按前面提供的方法在重复节内插入一个“格式文本框”控件。
提示：与普通的文本框控件相比，在格式文本框内填写字符后，能对字符进行诸如字体、字号等的设置。
5．插入墨迹图片
通过墨迹图片，可让总经理等留下亲笔签名。
第1步：用表格绘制工具画出2行2列的表格。
第2步：在刚才绘制表格的第一行两单元格输入必要的文字。
第3步：在第二行第一列单元格里单击将插入点移动进去，再在控件库下找到“墨迹图片”控件并单击，它便可插入到我们指定的位置。如图8所示。
6．保存
单击“文件”下的“另存为”再按提示操作即可。
以后，双击保存过的文件，它会默认地用InfoPath打开，且处于填写状态，文件名也会自动修改为“表单X”（X表示1、2、3等）。如果要对进行重新设计，可右击之再选择“设计”。
二、将表单发送到分公司
首先，我们要将表单发送给分公司的财会人员填写。
发送的方法很多，凡是常规的文件传送方法都行，比如：用U盘拷贝、邮件附件的形式发送等。本文将以InfoPath特有的方式的进行发送——即Outlook 2007。
提示：要体验下面的功能，即通过邮件进行表单的发送和反馈，请使用icrosoft Office Outlook 2007，只有它才能在邮件接收界面上进行以下的操作。如果要使用其它邮件收发客户端，请以附件的方式发送。接收方收到后用InfoPath打开并填写，再以邮件附件的形式进行回复。
第1步：右击已保存的表单文件，选择“设计”，请表单在InfoPath中打开且处于设计状态。
第2步：单击“文件”下的“发布”，让发布向导启动。
在整个发布向导中，要注意只有一步即在“请指定表单模板的发布位置”一步中选择“一组电子邮件接收人”。完成后，它会自动用Outlook 2007进行发送，如图9所示。
第3步：首先，在“收件人”填入分公司的邮箱地址，在“说明”后填入相应的文字。接着，单击“发送”即可。
三、分公司填写并反馈
分公司财务人员如果收取邮件时也是用的Outlook 2007，那么，他们只要又击邮件即可进行填写，如图10所示。
1．填写分公司名——文本框控件的使用
在“XXX公司工资表”下的文本框中输入即可。
2．填写职工工资——重复表的使用
第1步：增加行
在重复表中单击“插入项”可增加行。也可右击，从弹出的快捷菜单中选择在前面或后面插入行，在弹出的菜单中还可对增加的行进行删除处理，建议使用这种方式。如图11所示。
第2步：填写工资
在“职工姓名”和“金额”下输入即可，如图12所示。
可以看出，不管我们增加了多少行，“合计”后的文本框都可自动计算出该分公司的工资总额。
3．填写备注——可选节的使用
单击“单击此处可插入”，它会自动展开，然后输入文字就行了。如图12所示。
同样，我们可通过右击后弹出的快捷菜单来删除已插入的可选节。此时，可选节将返回到没有展开时的状态，不会被打印出来，但展开后的可选节是能打印的。
4．提交
分公司人员只要在图12所示的界面中单击“提交”或“答复”，再按提示输入总公司的相关人员的邮箱就行了。本例中，我们将提交两份，一份给总公司的副总，一份给总公司财务部。
四、经理签名并发放工资
副总收到后，可进行手写签名。
单击“开始墨迹输入”后，按住鼠标右键在对应的位置画就行了。画错了可用橡皮擦工具进行修改。此外，我们还可选择不同的笔迹，不同的颜色，笔画的粗细等。
当然，副总签名后也可发送到总经理处，让总经理来签。如图13所示。
最后，就可返加到分公司让他们照册发工资了。
提示：要进行墨迹输入，请使用Windows Vista系统的旗舰版，其它系统暂时不支持。
五、财务汇总
刚才，我们不是还发送了一份到总公司的财务部门吗，财务部门人员可先打开一个分公司发来的表单，接着，单击“文件”下的“合并表单”，再选择其它分公司发来的工资表，它们就能自动合并在一起了。



[ 本帖最后由 ydy218 于 2008-3-2 00:45 编辑 ]

qdlyg

好长啊，而且还有密码保护，不知道怎么用。

zhongli

我在这方面是个新手，虽然看的很点辛苦~~不过还是谢谢提供

dsp5000

收藏研究一下

flyingxp

没用过，不是很清楚啊

zgspaul

ting 好

贪玩赵云

我以前也看过这样的帖子，但是没有楼主写的经典啊.