导入或链接 Excel 工作簿中的数据

元素

说明

列数

要导入的源列数量不能超过 255，原因是 Access 在一个表中支持的最大字段数为 255。

忽略行和列

在源工作表或命名区域中只包含要导入的行和列是一个好的做法。

行  您不能在导入操作过程中筛选或忽略行。

列  如果选择将数据添加到现有的表中，则不能在导入操作过程中忽略列。

表格形式

确保单元格采用表格形式。如果工作表和命名区域中包含合并单元格，单元格的内容将放在与最左列对应的字段中，其他字段留空。

空白行、列和单元格

删除工作表或区域中所有不必要的空白行列。如果工作表或区域包含空白单元格，请尝试在这些单元格中添加丢失的数据。如果准备将记录追加到现有的表中，请确保表中的对应字段可接受空（丢失或未知）值。如果一个字段的“必填字段”属性设置为“否”，并且它的“有效性规则”属性设置允许空值，则该字段将接受空值。

错误值

如果工作表或区域中的一个或多个单元格包含错误值（如 #NUM 和 #DIV），请先更正这些错误值，再开始导入操作。如果源工作表或区域包含错误值，Access 将在表中的对应字段内放置空值。有关改正这些错误的方法的详细信息，请参阅本文后面的丢失值或错误值的疑难解答一节。

数据类型

为了避免在导入过程中出现错误，请确保各个源列中每一行所包含的数据类型都是相同的。Access 会扫描前八个源行，以确定表中字段的数据类型。我们极力建议您确保前八个源行的任何列内都没有混合不同数据类型的值。否则，Access 可能无法向该列分配正确的数据类型。

此外，最好在开始导入操作前，先为 Excel 中的每个源列设置格式并为每一列指定特定的数据格式，这不失为一个好做法。如果列中存在数据类型不同的值，我们极力建议您设置格式。例如，工作表中的 FlightNo 列可能同时包含数字值和文本值（如 871、AA90 和 171）。为了避免丢失值或错误值，请执行以下操作：

如果为源列设置了格式，但源列中第八行以后的行中仍包含不同数据类型的值，则导入操作还是可能会跳过值或错误地转换值。有关疑难解答的信息，请参阅“丢失值或错误值的疑难解答”一节的内容。

第一行

如果工作表或命名区域的第一行包含列名，则可指定 Access 在导入操作中将第一行的数据视为字段名称。如果源工作表或区域不包含列名，最好在开始导入操作前将它们添加到源中。

 注释    如果准备将数据追加到现有的表中，请确保每一列的名称与对应字段的名称完全匹配。如果列名与表中对应字段的名称不同，导入操作将失败。要查看字段的名称，请在 Access 的设计视图中打开表。

问题

解决方案

图形元素

图形元素（如徽标、图表和图片）无法导入。请在完成导入操作后将它们手动添加到数据库中。

计算值

导入计算列或单元格的结果，但不导入基础公式。在导入操作过程中，您可以指定与公式结果兼容的数据类型，如“数字值”。

TRUE 或 FALSE 及 -1 或 0 值

如果源工作表或区域中的某一列只包含 TRUE 或 FALSE 值，Access 将为该列创建“是/否”字段并在该字段中插入 -1 或 0 值。不过，如果源工作表或区域中的某一列只包含 -1 或 0 值，Access 默认为该列创建数字字段。为避免这一问题，您可在导入操作过程中将该字段的数据类型更改为“是/否”。

多值字段

在将数据导入新表或将数据追加到现有表时，Access 不支持一个字段中包含多个值，即使源列包含由分号 (;) 分隔的值列表时也是如此。值列表将被视为单个值并放在文本字段中。

数据被截断

如果 Access 表中某一列的数据被截断，请尝试在数据表视图中增大该列的宽度。如果这样不能解决问题，说明 Excel 数字列中的数据过长，超出了 Access 中目标字段的字段大小。例如，Access 数据库中目标字段的“字段大小”属性可能设为“字节”，但源数据包含大于 255 的值。请更正源文件中的值，然后重试导入操作。

显示格式

您可能需要在设计视图中设置某些字段的“格式”属性，以确保值能在数据表视图中正确显示。例如：

 注释    如果源工作表包含 RTF 格式设置（如加粗、下划线、倾斜），则仅导入文本，而所有格式都将丢失。

重复值（键值冲突错误）

您要导入的记录可能会包含重复的值，它们不能存储在目标表的主键字段中，也不能存储在其“索引”属性设置为“是(不允许重复)”的字段中。请在源文件中删除重复的值，然后重试导入操作。

日期值相差 4 年

从 Excel 工作表中导入的日期字段可能与正确值相差 4 年。Excel for Windows 使用 1900 日期系统，即序列号范围从 1 到 65,380，相应的日期为 1900 年 1 月 1 日至 2078 年 12 月 31 日。但是，Excel for Macintosh 使用 1904 日期系统，即序列号范围为 0 到 63,918，相应的日期为 1904 年 1 月 1 日至 2078 年 12 月 31 日。

在导入数据之前，请更改 Excel 工作簿的日期系统；或在追加数据后，执行一个使用表达式 [date field name] + 1462 的更新查询，以更正日期。

空值

导入操作结束时可能出现一条错误消息，指明操作过程中删除或丢失了哪些数据；或者，在数据表视图中打开表时，您可能看到某些字段值为空。如果没有为 Excel 中的源列设置格式，或者前八个源行包含数据类型不同的值，则打开源工作表并执行以下操作：

上述步骤有助于尽可能降低出现空值的可能性。下表列出了仍会出现空值的情况：

日期值被替换为数字值

在以下情况下，您会看到似乎是随机出现的 5 位数数字而看不到实际日期值：

要避免这一问题，请将源列中的日期值替换为数字值，然后重试导入操作。

有时，如果所含大部分值均为日期值的列也包含一些文本值，所有日期值似乎看起来都是 5 位数的随机数字。若要避免这一问题，请将文本值替换为日期值，然后重试导入操作。

数字值被替换为日期值

在以下情况下，您会看到似乎是随机出现的日期值而看不到实际数字值：

要避免这一问题，请将源列中的数字值替换为日期值，然后重试导入操作。

错误

说明

字段截断

文件中的值对于该字段的“字段大小”属性设置而言太大。

类型转换失败

工作表中的值不是适合该字段的正确数据类型。该值在目标字段中可能已丢失或看起来不正确。有关如何解决此问题的详细信息，请参阅上一个表。

键值冲突

该记录的主键值是一个重复值，它在表中已经存在。

有效性规则失败

一个值违背了通过使用“有效性规则”属性为该字段或该表设置的规则。

必填字段中的空值

由于本字段的“必填字段”属性被设置为“是”，因此字段值不允许为 null。

“自动编号”字段中的空值

要导入的数据包含一个用户试图追加到“自动编号”字段的空值。

不能正确识别的记录

文本值包含文本分隔符（通常为双引号）。当值中含有分隔字符时，该字符在文本文件中必须重复两次，例如：

4 1/2"" diameter

元素

说明

表格形式

确保单元格采用表格形式。如果区域中包含合并单元格，单元格的内容将放在与最左列对应的字段中，其他字段留空。

忽略行和列

您不能在链接操作过程中忽略源行和列。不过，在将它们导入 Access 后，可以通过在数据表视图中打开链接表来隐藏字段和筛选记录。

列数

要导入的源列数量不能超过 255，原因是 Access 在一个表中支持的最大字段数为 255。

空白行、列和单元格

删除 Excel 工作表或区域中所有不必要的空白行列。如果存在空白单元格，请尝试在这些单元格中添加丢失的数据。

错误值

如果工作表或区域中的一个或多个单元格包含错误值，请先更正这些错误值，再开始导入操作。如果源工作表或区域包含错误值，Access 将在表中的对应字段内插入空值。

数据类型

不能更改链接表中各字段的数据类型或大小。在开始链接操作前，必须验证每一列都包含一种特定类型的数据。

如果列中存在数据类型不同的值，强烈建议为该列设置格式。例如，工作表中的 FlightNo 列可能同时包含数字值和文本值（如 871、AA90 和 171）。为了避免丢失值或错误值，请执行以下操作：

第一行

如果工作表或命名区域的第一行包含列名，则可指定 Access 在链接操作中将第一行的数据视为字段名称。如果工作表中没有列名，或是某个列名违反了 Access 中的字段命名规则，Access 将为每个对应字段指定一个有效名称。

问题

解决方案

图形元素

无法在 Access 中链接到 Excel 工作表内的图形元素，如徽标、图表和图片。

显示格式

您可能需要在设计视图中设置某些字段的“格式”属性，以确保值能在数据表视图中正确显示。

计算值

计算列或单元格的结果能在对应字段中显示，但您不能在 Access 中查看公式（或表达式）。

截断文本值

在数据表视图中增大列的宽度。如果仍然不能看到整个值，原因可能是值的长度超过了 255 个字符。Access 只能链接前 255 个字符，因此应该导入数据，而不应链接数据。

错误消息“数字字段溢出”

链接表可能看起来是正确的，但稍后当您对该表运行查询时，将出现错误消息“数字字段溢出”。这是由于链接表中某字段的数据类型与该字段中存储的数据类型发生冲突造成的。

TRUE 或 FALSE 及 -1 或 0 值

如果源工作表或区域中的某一列只包含 TRUE 或 FALSE 值，Access 将在链接表中为该列创建“是/否”字段。不过，如果源工作表或区域中的某一列只包含 -1 或 0 值，Access 默认为该列创建数字字段，并且您不能更改链接表中对应字段的数据类型。如果需要链接表中存在“是/否”字段，应确保源列包含 TRUE 和 FALSE 值。

多值字段

Access 不提供对一个字段中包含多个值的支持，即使源列包含由分号 (;) 分隔的值列表时也如此。值列表将被视为单个值并放在文本字段中。

#Num!

在以下情况中，Access 会显示 #Num! 错误值而不显示实际数据：

请执行以下操作，以尽量减少表中出现空值的地方：

日期值被替换为数字值

如果在字段中看到似乎是随机出现的 5 位数数字，请检查源列中的大部分值是否均为数字值，但同时也包含少量日期值。出现在数字值列中的日期值不能正确地转换为数字。请将日期值替换为数字值，然后重试链接操作。

数字值被替换为日期值

如果在字段中看到似乎是随机出现的日期值，请检查源列中的大部分值是否都为日期值，但同时也包含少量数字值。出现在日期列中的数字值不能正确地转换为日期。请将数字值替换为日期值，然后重试链接操作。