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另存为 PDF 或 XPS
有时，您希望保存文件以防他人修改，但还希望能够轻松共享和打印这些文件。借助 Microsoft Office 2010 程序，您可以将文件转换为 PDF 或 XPS 格式，而无需其他软件或加载项。如果您希望文档满足以下条件，则可以执行此操作：
例如，简历、法律文档、新闻稿、仅用于阅读和打印的文件以及用于专业打印的文档。
要点 将文档另存为 PDF 或 XPS 文件后，则无法将其转换回 Microsoft Office 文件格式，除非使用专业软件或第三方加载项。有关详细信息，请参阅本文中的更改 PDF 或 XPS 文件。
您要做什么？
了解 PDF 和 XPS 格式
将文件另存为 PDF 或 XPS
更改 PDF 或 XPS 文件
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什么是 PDF 和 XPS 格式？
| ✍ | 可移植文档格式 (PDF) PDF 可以保留文档格式并允许文件共享。联机查看或打印 PDF 格式的文件时，该文件可保留预期的格式。他人无法轻易更改文件中的数据，并且您可以将这些数据显式设置为禁止编辑。此外，PDF 格式对于要使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。与 XPS 相比，PDF 支持各种平台，并已作为一种有效格式被这些平台上的众多代理机构、组织和审阅者所接受。 |
要点 要查看 PDF 文件，必须在计算机上安装 PDF 读取器，比如“Acrobat Reader”，可从 ADOBE SYSTEMS 获取该软件。
| ✍ | XML 纸张规格 (XPS) XPS 是一种平台独立技术，该技术也可以保留文档格式并支持文件共享。联机查看或打印 XPS 文件时，该文件可保留预期的格式并且他人无法轻易更改文件中的数据。XPS 可以在不考虑指定字体能否用于接收人的计算机的情况下，嵌入文件中的所有字体，从而使这些字体能按预期显示；同时，与 PDF 格式相比，XPS 格式能够在接收人的计算机上呈现更加精确的图像和颜色。 |
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将文件另存为 PDF 或 XPS
您使用的是哪种 Office 2010 程序？
ACCESS
EXCEL
ONENOTE
POWERPOINT
PROJECT
PUBLISHER
VISIO
WORD
ACCESS（表和报表）
| 1. | 打开要发布为 PDF 或 XPS 的表或报表。 |
| 2. | 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“PDF 或 XPS”。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果文档要求高打印质量，请单击“标准(联机发布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印质量重要，请单击“最小文件大小(联机发布)”。 |
| 5. | 单击“选项”以设置要打印的页面、选择是否应打印标记以及选择输出选项。单击“确定”。 |
使用“文件”选项卡发布表或报表
| 2. | 单击“保存并发布”，然后单击“将对象另存为”。 |
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EXCEL
此信息还适用于 Microsoft Excel Starter 2010。
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中输入文件的名称，请执行该操作。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。 |
| ✍ | 如果文档要求高打印质量，请单击“标准(联机发布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印质量重要，请单击“最小文件大小(联机发布)”。 |
| 5. | 单击“选项”以设置要打印的页面、选择是否应打印标记以及选择输出选项。完成后，请单击“确定”。 |
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ONENOTE
| 2. | 单击“另存为”，然后单击表示要另存为 PDF 或 XPS 的笔记本部分的选项。 |
| 3. | 在“将当前分区另存为”下，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS(*.xps)”，然后单击“另存为”。 |
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POWERPOINT
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中输入文件的名称，请执行该操作。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。 |
| ✍ | 如果文档要求高打印质量，请单击“标准(联机发布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印质量重要，请单击“最小文件大小(联机发布)”。 |
| 5. | 单击“选项”以设置要打印的页面、选择是否应打印标记以及选择输出选项。完成后，请单击“确定”。 |
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PROJECT
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中输入文件的名称，请执行该操作。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”，然后单击“保存”。 |
| 5. | 在“文档导出选项”对话框中，选择“发布范围”，即选择“包括非打印信息”或“符合 ISO 19500-1”（仅 PDF）。 |
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PUBLISHER
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中输入文件的名称，请执行该操作。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”。 |
| ✍ | 要对图片分辨率和非打印信息进行更改，请单击“高级”。 |
| 6. | 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。 |
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VISIO
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中输入文件的名称，请执行该操作。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。 |
| ✍ | 如果文档要求高打印质量，请单击“标准(联机发布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印质量重要，请单击“最小文件大小(联机发布)”。 |
| 5. | 单击“选项”以设置要打印的页面、选择是否打印标记以及选择输出选项。单击“确定”。 |
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WORD
此信息还适用于 Microsoft Word Starter 2010。
| 3. | 如果您尚未在“文件名”框中输入文件的名称，请执行该操作。 |
| 4. | 在“保存类型”列表中，单击“PDF(*.pdf)”或“XPS 文档(*.xps)”。 |
| ✍ | 如果要在保存文件后以选定格式打开该文件，请选中“发布后打开文件”复选框。 |
| ✍ | 如果文档要求高打印质量，请单击“标准(联机发布和打印)”。 |
| ✍ | 如果文件大小比打印质量重要，请单击“最小文件大小(联机发布)”。 |
| 5. | 单击“选项”以设置要打印的页面、选择是否应打印标记以及选择输出选项。完成后，请单击“确定”。 |
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更改 PDF 或 XPS 文件
由于将文件另存为 PDF 和 XPS 格式的目的是防止他人对其进行修改，因此如果您不具有源文件，则无法轻易将 PDF 或 XPS 文件转换或保存为其他文件格式。
更改 PDF 或 XPS 文件：
| ✍ | 在 Office 程序中打开原始 Office 文件，进行所需的更改，然后重新将文件保存为 PDF 或 XPS 格式。 |
注释 本文所涉及到的第三方产品由 Microsoft 以外的其他厂商制造；对于这些产品的性能或可靠性，Microsoft 不作任何默示或其他形式的保证。
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