查看或更改 Office 文件的属性

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查看或更改 Office 文件的属性

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文档属性也称为元数据 （元数据：用于说明其他数据的数据。例如，文档中的文字是数据，而字数便是元数据。），是有关描述或标识文件的详细信息。文档属性包括标识文档主题或内容的详细信息，如标题、作者姓名、主题和关键字。

如果包括了文件的文档属性，以后就可以轻松地组织和标识文档。此外，还可以基于文档属性搜索文档。

您要做什么？

hrefIcon_ZA10069439 了解有关文档属性的详细信息

hrefIcon_ZA10069439 查看和更改当前文档的属性

hrefIcon_ZA10069439 查看和创建文档的自定义属性

hrefIcon_ZA10069439 在打开或保存文件时查看文档属性

了解有关文档属性的详细信息

文档属性类型

文档属性有五种类型：

✍标准属性   默认情况下，Microsoft Office 文档与一组标准属性（如作者、标题和主题等）相关。您可以为这些属性指定自己的文本值以便更容易地组织和标识文档。例如，在 Word 中，可以使用“关键字”属性向销售文件添加关键字客户。然后，您可以搜索包含该关键字的所有销售文件。
✍自动更新属性   这些属性包括文件系统属性（例如文件大小、文件创建日期或上次更改日期）和 Office 程序为您维护的统计信息（例如文档中的字数或字符数）。您不能指定或更改自动更新属性。

可以使用自动更新属性标识或查找文档。例如，可以搜索在 2005 年 8 月 3 日以后创建的所有文件，或搜索昨天最后更改的所有文件。

✍自定义属性   可以为 Office 文档定义附加的自定义属性。可以向自定义属性分配文本、时间或数值，也可以向这些属性分配值“是”或“否”。可以从推荐名称列表中进行选择，也可以定义您自己的属性。
✍组织属性   如果您的组织自定义了“文档信息面板”，则这些与您文档相关的文档属性可能是特定于您的组织的。
✍文档库属性   这些属性与网站或公共文件夹的文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）中的文档相关。当您创建一个新文档库时，可以定义一个或多个文档库属性并对这些属性值设置规则。向文档库中添加文档时，系统会提示您包含所需任何属性的值或更新任何不正确的属性。例如，一个收集产品意见的文档库可能会提示用户为“提交者”、“日期”、“类别”和“说明”等属性输入相应的值。当打开 Word 2010、Excel 2010 或 PowerPoint 2010 的文档库中的文档时，可以在“文档信息面板”中编辑和更新这些文档库属性。

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查看和更改当前文档的属性

您使用的是哪种 Microsoft Office 2010 程序？

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hrefIcon_ZA10069439 WORD

ACCESS

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“查看和编辑数据库属性”。
4.在“文档属性”对话框中，单击选项卡以选择要查看或更新的属性。

 注释    如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

5.单击“确定”。系统将自动保存所做的任何更改。
6.再次单击“文件”选项卡，返回到文件。

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EXCEL

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”以查看工作簿属性。
3.若要添加或更改属性，请将指针悬停在要更新的属性上方，然后输入信息。
4.再次单击“文件”选项卡，返回到工作簿。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

✍若要查看更多属性，请单击“显示所有属性”。若要查看较少的属性，请单击“显示更少属性”。
✍若要查看工作簿内部某个面板中的属性，请单击“属性”，然后选择“显示文档面板”。
✍若要查看自定义属性，请单击“属性”，然后选择“高级属性”。若要了解有关自定义属性的更多信息，请参阅查看或创建文件的自定义属性。
✍如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

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POWERPOINT

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”以查看演示文稿属性。
3.若要添加或更改属性，请将指针悬停在要更新的属性上方，然后输入信息。
4.再次单击“文件”选项卡，返回到演示文稿。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

✍若要查看更多属性，请单击“显示所有属性”。若要查看较少的属性，请单击“显示更少属性”。
✍若要查看演示文稿内部某个面板中的属性，请单击“属性”，然后选择“显示文档面板”。
✍若要查看自定义属性，请单击“属性”，然后选择“高级属性”。若要了解有关自定义属性的更多信息，请参阅查看或创建文件的自定义属性。
✍如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

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PROJECT

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”以查看项目属性。
3.若要添加或更改属性，请将指针悬停在要更新的属性上方，然后输入信息。
4.再次单击“文件”选项卡，返回到项目。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

✍若要查看自定义属性，请单击“项目信息”，然后选择“高级属性”。若要了解有关自定义属性的更多信息，请参阅查看或创建文件的自定义属性。
✍若要查看项目统计，请单击“项目信息”，然后选择“项目统计”。
✍如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

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PUBLISHER

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”以查看属性。
3.若要添加或更改属性，请将指针悬停在要更新的属性上方，然后输入信息。
4.再次单击“文件”选项卡，返回到出版物。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

✍若要查看自定义属性，请单击“出版属性”，然后选择“高级属性”。若要了解有关自定义属性的更多信息，请参阅查看或创建文件的自定义属性。
✍如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

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VISIO

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”以查看属性。
3.若要添加或更改属性，请将指针悬停在要更新的属性上方，然后输入信息。
4.再次单击“文件”选项卡，返回到出版物。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

✍若要查看自定义属性，请单击“属性”，然后选择“高级属性”。若要了解有关自定义属性的更多信息，请参阅查看或创建文件的自定义属性。
✍若要添加相关文档的链接，请单击“相关文档”，然后选择“添加相关文档的链接”。
✍如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

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WORD

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”以查看文档属性。
3.若要添加或更改属性，请将指针悬停在要更新的属性上方，然后输入信息。
4.再次单击“文件”选项卡，返回到文档。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

✍若要查看更多属性，请单击“显示所有属性”。若要查看较少的属性，请单击“显示更少属性”。
✍若要查看工作簿内部某个面板中的属性，请单击“属性”，然后选择“显示文档面板”。
✍若要查看自定义属性，请单击“属性”，然后选择“高级属性”。若要了解有关自定义属性的更多信息，请参阅查看或创建文件的自定义属性。
✍如果您的组织自定义了“文档信息面板”，或者您要查看其属性的文档保存在文档库 （文档库：在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）或文档管理服务器中，则系统可能会显示其他文档属性视图。

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查看或创建文档的自定义属性

自定义属性是您为 Office 文档定义的属性。可以向自定义属性分配文本、时间或数值，也可以向这些属性分配值“是”或“否”。可以从推荐名称列表中进行选择，也可以定义您自己的属性。

您使用的是哪种程序？

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hrefIcon_ZA10069439 WORD

ACCESS

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“查看和编辑数据库属性”。
3.单击“自定义”选项卡。
4.在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
5.在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
6.在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
7.单击“添加”，然后单击“确定”。
8.再次单击“文件”选项卡，返回到文件。

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EXCEL

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“属性”，然后选择“高级属性”。
4.单击“自定义”选项卡。
✍在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
✍在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
✍在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
5.单击“添加”，然后单击“确定”。
6.再次单击“文件”选项卡，返回到工作簿。

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POWERPOINT

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“属性”，然后选择“高级属性”。
4.单击“自定义”选项卡。
✍在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
✍在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
✍在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
5.单击“添加”，然后单击“确定”。
6.再次单击“文件”选项卡，返回到演示文稿。

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PROJECT

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“项目信息”，然后选择“高级属性”。
4.单击“自定义”选项卡。
✍在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
✍在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
✍在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
5.单击“添加”，然后单击“确定”。
6.再次单击“文件”选项卡，返回到项目。

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PUBLISHER

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“出版属性”，然后选择“高级属性”。
4.单击“自定义”选项卡。
✍在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
✍在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
✍在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
5.再次单击“文件”选项卡，返回到出版物。

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VISIO

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“属性”，然后选择“高级属性”。
4.单击“自定义”选项卡。
✍在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
✍在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
✍在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
5.再次单击“文件”选项卡，返回到图形。

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WORD

1.单击“文件”选项卡。
2.单击“信息”。
3.单击“属性”，然后选择“高级属性”。
4.单击“自定义”选项卡。
✍在“名称”框中，为自定义属性键入一个名称，或从列表中选择一个名称。
✍在“类型”列表中，选择要添加的属性的数据类型。
✍在“取值”框中，为该属性键入一个值。所键入的值必须与“类型”列表中的选项相匹配。例如，如果在“类型”列表中选择了“数字”，则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
5.再次单击“文件”选项卡，返回到文档。

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在打开或保存文件时查看文档属性

可以在“打开”对话框或“另存为”对话框中查看文件的文档属性。

1.在“打开”对话框或“另存为”对话框中，选择要查看其属性的文档。
2.单击“视图”旁边的箭头，然后执行下列操作之一：
✍要查看文件大小和上次更改日期等属性，请单击“详细信息”。
✍要查看所有文档的属性，请单击“属性”。

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