用Publisher 2003装扮Word文档

tmtony

用Publisher 2003装扮Word文档





对于很多Microsoft Office的用户来说，Microsoft Publisher(简称Publisher)还比较陌生。其实，从2000版开始，Microsoft Publisher就作为套件之一嵌入到Office之中了。日前，这款被Microsoft定位为中小企业桌面出版软件的产品，已经与Office一同升级至2003版本。虽然与大名鼎鼎的Word、Excel相比，Publisher的用户群十分有限，但是它通过与Word紧密的集成，可以帮助用户方便地对Word文档进行编辑和修饰，并快速达到桌面出版要求。对于那些应用水平有限，但有简单出版需求的用户来说，Publisher实现了易用性与专业性之间良好的平衡，是一款非常实用的初级出版工具。

关于Publisher

Publisher可以用来创建多种出版物，包括企业网页、通信文档、宣传手册、明信片、CD封面等。它包含了大量的制作向导和模板，帮助用户缩短出版物的制作流程。更为重要的是，Publisher还支持四色印刷标准，能够实现分色版输出，并能更加精确地调整字号字距。例如，在Word中，字号调整的最小单位为0.5磅，而Publisher则支持精确到0.1磅的字号调整。

另外，Publisher所支持的印刷幅面也是普通的文字处理软件无法比拟的: 据Microsoft称，Publisher 2003最高可支持20英尺（1英尺＝0.30m）的大幅面印刷。由此可见，Publisher完全可以满足中小企业用户出版需求，同时还可以节省很多制作成本，通过简单的操作即可制作出高水平的出版物或是设计宣传网页。

Publisher 2003的功能十分强大，下面我们就来根据一个排版案例，体验一下它的特性，并了解Publisher将Word文档转化为专业出版物的全过程。

制作流程

文档编写

文档的编写最好还是采用专业的文字处理软件，例如Word。通过它的大纲视图、文档结构图、自动更正、自动图文集、样式等功能，可以大大提升文档的编制效率。因此，在出版物制作之前，内容的编写还是应该主要基于文字处理软件，而不是排版软件。而在编辑Word文档时，您只要专注于文档的内容即可，无需过多地考虑字体字号、页面设置、页眉页脚等因素，这些选项可以在使用Publisher二次编辑时进行设定。

排版

Word文档编写完成之后，就可以使用Publisher 2003开始排版了。不过，在此之前，您最好对原Word文档进行备份。

启动Publisher，进入“新建出版物”向导。在左侧窗格的“按设计方案新建”列表中，选择“导入Word文档”选项，界面右侧会给出多种Word文档外观供用户选择(如图1所示)。



选定外观风格后，系统自动弹出“导入Word文档”对话框，在此指定需要导入的Word文档，点击“确定”按钮，开始文档的转换，此时系统会通过一个名为“正在转换”的对话框来显示转换的进程(如图2所示)。



文档导入完毕后，Publisher会自行创建排版页面，并自动套用用户所选定的风格外观，此时Word文档修饰的第一步操作即告结束。但是，这还并没有充分发挥Publisher的桌面印刷功能，它可以对Word文档进行全面的“整容”，具体如下。

版面更改

文档导入之后，Publisher在左侧窗格中显示“Word导入选项”列表(如图3所示)，其中包括了单面或双面打印、方向、标题页、栏数等选项。值得注意的是，在“栏目”选项中，您不仅可以改变文档的分栏方式，还可以选择应用的对象，比如您可以选择将某种分栏方式应用到全部页面，还是只应用在左手页或右手页。



调整配色

对于专业的出版物来说，版面配色是至关重要的一环。但是，配色也是一门复杂的学问，初学者往往难于把握其中的技巧，设计出来的出版物显示效果往往也不能令人满意。Publisher充分考虑到了用户的实际应用水平，为用户提供了多种设计好的专业配色方案，用户只需选择套用其中的某一方案即可。方法是，在左侧窗格中点击“配色方案”链接，双击选定的配色风格即可(如图4所示)。



调整字体

出版物的字体搭配也是一门大学问，它在很大程度上决定了最终的阅读效果，很多用户以前可能并未注意到这一点。那些字体搭配毫无章法的文件往往让人感觉凌乱不堪，并因此失去了阅读的兴趣；而那些编排工整、字体搭配适中的文档则会更多地吸引我们的注意。为了让印刷品真正起到宣传和推广的作用，我们可以套用Publisher内置的字体搭配方案，对文档的字体进行调整，以达到最佳的显示效果，做出更专业的出版物。使用方法是，点击Publisher左侧窗格的“字体方案”链接(如图5所示)，选定相应的字体方案应用到文档中即可。



制版流程精解

与Publisher相比，Word这样的文字处理虽然具备了一定的排版能力，但是如果文档中运用了大量的图片，就非常容易发生文字和插图位置交叠的情况，严重的则会出现“跑版”的现象。保持版面稳定和保证文字处理中“文字流”的通畅，似乎是一对天然的矛盾，指望这一问题在Word中得到实质性的改变是不太现实的。

而在这方面，Publisher的优势与生俱来。在Publisher中，我们可以轻松地指定插图的位置，并将其固定在版面中。因此，在文档编辑的过程中，我们完全可以采用