excel 技巧

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  1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
  例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：
   1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ；
   2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车；
   3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。

   2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？
   打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
　 3、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？
这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
　 4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？
   点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。

　 5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？
   在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即  可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

　 6、在Excel中如何设置加权平均？
   加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

　 7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？
   把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

　 8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？
   如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。

　 9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？
   这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文office97，Ｅxcel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。

　 10、在Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？
   这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗindows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

　 11、如何快速选取特定区域？
   使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。

　 12、如何快速返回选中区域？
   按Ctr+BacksPae（即退格键）。

　 13、如何快速定位到单元格？
方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。
   方法二：单击编辑

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  21、如何使用快显菜单？
   快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

  22、如何防止Excel自动打开太多文件？
   当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”＼“选项”＼“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。

  23、如何去掉网格线？
   1）除去编辑窗口中的表格线
   单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；
   2）除去打印时的未定义表格线
   有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。

  24、如何快速格式化报表？
   为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是： 选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。

  25、如何快速地复制单元格的格式？
   要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

  26、如何为表格添加斜线？
一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现： 单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。

  27、如何快速地将数字作为文本输入？
   在输入数字前加一个单引号“”'，可以强制地将数字作为文本输入。

  28、如何定义自己的函数？
用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编 写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：
Function Zm(a)
If a＜ 60 Then im＝'不及格”
   Else Zm=“及格”
End If
End Function

  29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数？
   可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法： =MYUDF.XLS！ ZM(b2)

  30、如何快速输入数据序列？
   如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签， 在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

  31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
   上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式。

  32．如果你的工作

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  38、如何用汉字名称代替单元格地址？
   如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。
   定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。

  39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？
   在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”＼“名字”＼“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）”。

  40、如何定义局部名字？
   在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。

  41、如何命名常数？
   有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率4.9％来计算利息，可以选择“插入”＼“名字”＼“定 义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝ 0.04.9”，按“确定”按钮。

  42、工作表名称中能含有空格吗？
   能。例如，你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ ZhU Meng！A2”的公式，否则 Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'Zhu Mg'! A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由 Zhu Meng工作表，再输入余下的内容。

  43、给工作表命名应注意的问题
   有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2.....），在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为ZM，则其“克隆”表为ZM（2）。在公式中Excel会把ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而应给ZM（2）工作表重起个名字。

  44、如何拆分或取消拆分窗口？
   当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”＼“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”＼“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

  45、如何给工作簿扩容？
   选取“工具”＼“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有255张工作表，系统默认值为6。

  46、如何减少重复劳动？
   我们在实际应用Excel时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义宏。

  47、如何快速地批量修改数据？
   假如有一份 Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能： 首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”＼“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。

  48、如何快速删除特定的数据？
   假如有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”＼“筛选”＼“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”＼“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。

  49、如何快速删除工作表中的空行？
   以下几种方法可以快速删除空行：
   方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行。
   方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”＼“列”，插入新的一列入在A列中顺序填入整

红池坝

首先感谢楼主给我们提供了这么好的东东。

感谢之余，顺便谈谈我对其中几个问题的理解，如有不当，欢迎交流：

3、我通常告诉我的朋友，在Excel中要首先设置格式，然后再输入数据，这里也应该是这样。如果你已经在单元格里输入“1-1”并被系统自动识别为日期格式后，你是无法通过更改数据类型来让他还原成“1－1”的，系统将那个被他误识别为日期的“1－1”转化成了日期序列了。——先规划设计，再操作是我们做事的原则，Excel中也一样

9、工资条问题：工资条只是在打印时才有用，而这是Word的强项，而非Excel的任务，我通常的做法是：使用Word的“邮件合并”，不但使用方便，而且不会对原始数据有任何影响——尺有所短、寸有所长，注意协调配合，何况Office套件之间本身就是一个集成度非常高的产品

11、小数点的问题，严格的说你这个问题并不是Excel的问题，而是操作系统的问题。还有一点，Windows默认的“区域设置”就是“中文（中国）”的，小数点的设置默认的也不是“，”，而就是小数点，也许是你在其他什么操作中失误改变了设置——不要把在什么地方发现的问题就归结成是什么地方的问题，还有，不要把自己的个别设置问题当做大多数人都存在的共有问题。

12、F5的定位纯粹多此一举，直接在编辑栏左边的地址栏里输入“A2：A1000”即可——莫把简单的问题复杂化或扩大化

14、*是小键盘上的*

17、记得函数的名称不晓得参数，最好的办法当然是F1的帮助啦。虽然你的办法有效，但这个办法所依据的思路是不对的。——思路最重要，办法次之

20、右键快捷菜单是所有Windows程序的特点之一，不要拿来但在Excel说事儿

25、补充：双击工具栏里的“格式刷”，则可以连续的复制格式，进行其他操作自动中止。

    说明：“格式刷”是所有Office里的共有工具之一，使用方法相同，也不是只有Excel里才有的

27、这其实是最笨的办法，毕竟多输入了一个（'），最好的办法就是首先设置单元格的格式：参见上面的3

28、函数同过程一样，不仅仅能保存在当前工作簿里，它也可以像内置函数样直接保存在所有的工作簿中。因此，你的第29例便显得很累赘，而且不安全，因为那个保存自定义公式的工作簿有可能被删或者被转移，那么你得在所有引用了该公式的工作簿中一一修改引用的函数！！顺便更正：你例子中的“If a＜ 60 Then im＝'不及格””的im应该是函数名zm，还有就是单双引号的问题。

44、直接使用“冻结窗口”更简洁，无需“拆分”的

46、宏的功能，两个字：废话——虽然你有很多例子都是废话，但这个尤甚。比如：第20之“快捷菜单”、第34之“如何对工作簿进行安全保护”、第37之“$”的功用 、第42之“工作表名称中能含有空格吗”（我一看到这个问题就好笑，Excel默认的工作表明就有空格的，不信，采用按Ctrl键拖拉工作表标签来复制一个工作表试试）、第45之“如何给工作簿扩容”扩容（需要扩就用“插入新工作表”嘛，你那个是新建空白工作簿时默认的工作表，有什么使用价值？）…

47、补充说明：这个办法不是对所有的数据类型都有效，而且不同的数据类型有不同的操作方法；比如，如果是日期型数据，则相加是对天数相加（无法对年月相加），而且加了之后数据变成了日期序列，你得把单元格的数据类型重新设置为日期（乘除是一样，只是结果可能是你无法预料的）；而文本数据是无法运算的

51、补充说明：这几个方法还是有区别的，比如方法一和方法三只对该公式所在单元格或者该选定区域生效，而对其他单元格无效；而方法二是对整个工作表生效（对同一工作簿的其他工作表无效）


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[此贴子已经被作者于2005-5-10 21:13:00编辑过]

nnlm

感谢楼主给我们提供了这么好的东东!!!!!!

shanui

谢谢！我又可以学到这么多东西！！！[em17]