Mail Merge with Word for Windows

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文章标题：Mail Merge with Word for Windows

来源：http://allenbrowne.com/casu-03.html

(Special note: 16-bit programs such as WinWord 2 or 6 may have difficulty opening an .mdb file stored in a directory name containing a space such as "C:\My Documents".)

Using WinWord 6 or later, data merges with Access are unbelievably easy.

From the Tools menu in Word, select Mail Merge.

Choose Create, Form Letters, Active Window.

Choose Get Data, Open Data Source, and select your MDB file.

Select the Access table or query that contains the data to be merged.

Type your form letter, using the Insert Merge Field button on the toolbar wherever you want merge data to appear.

For users of WinWord 2, life is a little more complex. There are several methods, but this one allows you to use Access queries to sort and select records for merging.

In Word 2, create a new document based on the DATAFILE template that ships with Word.

Start a copy of Access, and in the database container, select the name of the table or query that is to supply the data.

From the Edit menu in Access, choose Copy. This places a reference to the data into the clipboard.

With Access still running, switch back to Word 2.

Under Tools menu, click:

Database Management Tools,

Link to Ext. Database,

Create Link from Clipboard,

Paste Link. When the data has been pasted, save this as your data document, and proceed as you normally would with merging two Word documents.

Unlike later versions of Word, if you later add or edit records in Access, you need to specifically inform Word 2 about it. With your data document active in Word 2, go to the Tools menu and click:

Database Management Tools,

Link to Ext. Database,

Update Links.



译文：

邮件合并到WORD

使用于WinWord 6或以上版本，数据合并到ACCESS非常容易。

1.      从WORD的工具菜单选择邮件合并。

2.       选择新建，套用信函，激活窗体。

3.       选择到如数据，打开数据路径，选择MDB文件。

4.       挑选出包含在ACCESS里的表及查询的数据，然后合并。

5.       套用你的信函类型，利用工具栏中的插入工具按钮插入合并区域，无论你什么时候想要合并数据都可以出现。

针对使用WinWord 2的，生活一点更多的合成物。这里有几中方法，只有一种允许你通过ACCESS查询分类选择你要合并的记录。

1.      在WORD 2里，建一个基本的数据库文件加载WORD模版。

2.       然后复制一个数据库，包括里面的容器，选择表中或查询中所提供的名称。

3.       在ACCESS里从编辑菜单里选择复制。这里可以参考数据中的剪贴板。

4.       让ACCESS继续运行转会到WORD 2。

5.       在下面的工具菜单里点击：

        数据库管理工具，

        连接或退出数据库，

        建立连接到剪贴板，

        粘贴连接。

6.      当数据库已经粘贴好了，像保存数据文档样保存这个，继续下去就可以合并两个WORD文档了。

不像WORD以后的版本，如果你以后添加或编辑记录在WORD 2里，你需要明确的了解有关WORD 2的相关信息。用你的数据文档激活WORD2，去到工具菜单点击：

        数据库管理工具，

            连接或退出数据库，

        更新连接。



翻译：飞天业

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