Word邮件合并实例批量制作有照片工作证

lgb432689 · 发表于 2009-3-22 01:13:35

Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。
　　素材的准备
　　这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：\职工信息”。
　　建立职工信息数据库
　　使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:\职工信息\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。

图1

　　创建工作证模版
　　启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。

图2

　　添加域
　　步骤1　选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。
　　步骤2　点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。

图3

　　步骤3　将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。

图4

　　步骤4　以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。
　　步骤5　  合并照片到主文档中：1）  光标移至“照片：”后→插入→域→左边选中域名“IncludePictrue”→在文件名中输入“1”（可任意输入，随后将修改）→确定。
2）  主文档中将出现照片显示位置，点击此位置→按SHIFT+F9显示域代码→拖黑代码中的1→单击邮件合并工具栏中“插入域”按钮→选中“照片”，此时完整的域代码应为：{IncludePictrue “{MergeField”照片”}” \* MERGEFORMAT}（如果不同可手工修改）→主文档中按CTRL+A选中所有文本→按F9显示域结果。如果上述操作确认无误，照片却没有正确显示，请将照片文件的绝对路径加进去，注意：平常路径中使用的”\” 必须用“\\”代替。如：{IncludePictrue “d:\\photo\\{MergeField”照片”}” \* MERGEFORMAT}。特别注意表示路径的一对引号中不能有空格，否则会不显示照片。
提示：SHIFT+F9：显示域代码；F9：显示域结果。
　　步骤6　最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。　　小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。

签名档
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