使用Access两个月的应用心得

根据自己的工作业务逻辑，建立了一个Access数据库系统，主要是储存储存历史月度数据，避免每次从公司数据库下载数据的麻烦，节省数据拉取时间。

1）客户信息，包括

由业务人员手工更新汇总的数据，如客户所在区域，商业信息等。

由机器抓取的客户信息，如客户账号状态，专属业务人员信息等等。

上述数据按照每月定期更新，以及每周更新，存储在不同的表里。

2）客户交易信息，计划包括：

汇总月度信息，如月成交额，交易量等；

分多个维度的表格，如周信息，交易类型，交易来源等，该数据刷新时间段不一样，且根据业务需求，会有不同的维度需求。

另外，为了方便，把数据库里常见的“Jan-2014”细分为"Year"和"Month"两个变量，这样以后数据导入输出时，不用再费心数据格式问题，在excel里，直接用date(year,month,day)即可快速合成日期。

通过搭建多个表格，就把曾经整合在excel里的数据拆分成了多个表格，且各个表格之间刷新频率不一样，减少了我们用excel vlookup匹配的时间。

同时我新建了两个查询

1、整合客户基本信息，包括业务人员使用的信息，以及由机器抓取的信息。（这里以账户唯一识别码作为关联标识，并修改了连接属性，即所谓的左连接右连接）

2、把汇总的月度信息与客户基本信息结合起来，汇总成一张大表。该大表之后将直接导入excel中，作为数据透视表的一部分。

另外，关于操作，目前摸索出：

1）删除查询：可以删除不符合我要求的数据（如每个月导入数据时，把当前月数据删除，避免数据重复）

2）追加查询：主要用于客户交易信息，定期追加月度/季度数据。

现在需要解决的问题包括：

1）如何在导入新的账户信息后，快速找到需要追加的客户信息，并且追加（计划查找不匹配项）

2）如何在删除已经不合格的数据，以及表之间的联合，以及决定后续数据导入的工作。（相信代码可以实现，但目前还未探索）

3）关于搭建一个友好的访问界面，或者撰写文档存稿

总结：

access在我们数据处理初期并不常用。但是随着数据量的扩大，我们自然而然的要用到多个数据库。

从access起步，个人觉得还比较容易。

以及，积极主动，代表着，要努力学习。自己折腾，在熟知业务的基础上，也勉强能完成一个符合大致需求的数据库。未来还需要多加尝试，并规范化模板。

再以及，比一年前为了某个TEAM搭建CRM系统时对ACCESS的一窍不通，这一次经过多番思考，很顺利就完成了框架的搭建。

基本完成access数据库的搭建，并且尝试了查重，不匹配项目查找，以及上传新数据等功能，表现良好。

记录一下目前研究出来的sql语句：

1）去除重复项

Select Distinct [字段]

2）选择重复项

GROUP BY 字段，字段

HAVING (( (字段))>1)AND ((Count(POST.[PostNumber]))>1) );

注意这里括号的应用

Having( () and ())

同时如果在access里使用，会自动带count(字段）

3）access里字段的命名规则

表.[字段名]

4）关于access里面的左连接右连接

个人感觉，access里面的关系菜单操作做的比较好。。比手写代码要好多了

反正就是一个

Left join

Right join的区别啦。。

自从有了这个数据库后，输出数据效率有了极大的提高。原本一个地区可能要29M的大小，现在4个地区加起来，excel原始数据只要9M。。

科技的力量是伟大的。

要提高工作效率，先提高技术及思想是更好的捷径。

在搭了一个数据库后，买了一本《让excel飞》，里面有提及access

经过研究之后，发现access+excel的结合确实能解决我的大部分难题，并且可以做得更好。

比较好的方法是，

access连接数据库，或者会定期刷新的表格,然后创建好查询，定期导出到excel中，生成图表透视表等

另外，有言access的学习和使用可以精简流程，优化工作流程。。并且是数据库入门最好的方法

现在遇到数据匹配查询，都可以建一个access存放数据，慢慢习惯这个access的思维方式

这次access实现的功能包括：

1）为部门整体搭建了一个员工基本资料数据库，里面包括从各个系统里获得的员工信息，如Zhang San,一个系统里叫San Zhang，一个系统叫sazhang，一个系统叫sun Zhang。这些信息汇总后，存在部门共享盘里，包括此次的Access，都是直接链接到这个总access表里，这样，有新员工来的时候，只需要更新一个access，其余所有数据都能实现自动链接更新。

2）利用saved import，保存固化数据导入功能，同时编写VBA/Marco进行数据自动更新：

*删除源数据：两个方法，编写Marco，自动运行已经编写好的删除查询，或直接用Marco删除记录。

*导入数据：用RunSavedImportExport(SavedImportExportName)可以执行数据导入；

3）在查询方面，主要设定两个

*删除查询

*选择查询

里面涉及两个自定义项语句，如IIF(判断，truepart,falsepart)，而对于多重选择，用switch比用iif嵌套要简单得多，如switch(判断1，输出，判断2，输出）。不过switch不能直接用else语句，因此如果判断均不成立，会输出空白值，这点需要注意。

运用IIF和switch后，再加上查询实现的lookup功能，至此，access基本能完成excel做数据报表里要用的大部分数据处理。基本上80%-90%的数据处理就可以在这里来完成了^^

4）本次操作简介：

1）下载源数据，放到相应的位置，替换原有的数据源

注：这里也可以外链。但是根据实践，当数据量比较大的时候，用删除查询删除数据，然后再导入数据，速度远远大于外链。并且上述操作均可以用程序来运行。

2）打开access，运行Marco，删除相关的数据，并更新数据

3）运行经过一系列查询后的最终查询，导出到excel后，导入已经写好公式的excel里，刷新即可。

写得比较简练。仅作为学习笔记。

后续：

1）窗体制作，宏及VBA编写，提高自动化程度

2）编写说明

总结一下，在这两个月里，通过自己摸索，成功搭建了一个可以取代所有复制粘贴/VLOOKUP查找，以及方便数据管理的数据库集。并从零到有学会了SQL，所谓的Access是SQL入门最好的方法，前辈诚不欺我也。从效率来说，首先，我们公司错综复杂的系统人名得到了有效的统一管理，并整合了由业务人员输入的一些不会被公司数据库保存的数据（譬如客户实际行业，客户真实信息等等），然后结合了那个BI自助系统的特性，编了一个导入导出的宏。

现在，基本框架已经搭建起来，我发现接下来的工作更加繁琐了

简单来说，现在主要的问题是数据库逻辑不清，需要理清并维护关系文档

由于数据库里大部分操作都是自动化的，设计该自动化流程。当时设计各个数据库时，基本上是，有什么需求，就建什么表。导致现在多个数据库之间逻辑不清晰。迫切需要维护一个文档，记录该数据库是怎样操作的。

现在我尝试用office自带的visio来厘清流程，但这个基本只能厘清数据间的关系，以及操作顺序。不能记录这个数据库是如何表间查询的，如果时间久了，这些逻辑又会不清晰了。不知道市面上的数据库维护，是用什么方法来维护的呢？

另外，由于我不喜欢整理文本上的操作，目前这些细致的活让我有些烦闷，每天都在修修补补而不是在创建新东西的感觉，真心压抑，而且容易走神。有什么办法可以更好的管控时间，让我focus在最重要的事情上？

正是因为时间管理遇到问题，然后被大量的文本整理占据精力，我越来越觉得，做数据库维护以及报表开发，可能报表开发仅仅只是一次性的操作，如何让开发出来的结果容易理解，并且易于让人根据业务需求进行修改，是我接下来需要做的事情。

但愿我在找到方法之前，不会因为烦躁，而失去了进一步学习的机会。

另外，关于R语言，我目前正式放弃阅读R语言实战，转为看数据挖掘与R语言。R语言实战前半部分作为数据处理，确实很实用。但后续由于没有较完整的案例，并不适合一一研读。反而是前阵子京东凑单买的数据挖掘与R语言给了我极大的惊喜（实验数据被作者直接创了个R包，相当良心！！）